Записи в личной карточке т 2. Что такое характер работы в личной карточке. Образец заполнения формы Т2 личная карточка

Бланк формы Т2, или Личная карточка, входит в перечень кадровых документов, обязательных для ведения в любой организации. Сведения о сотрудниках, как действующих, так и уволенных, периоды работы, информация о профессиональной квалификации и трудовой деятельности - все это должна содержать правильно заполненная унифицированная форма Т2. Личная карточка работника является кадровым документом законодательно утвержденной формы и должна быть заведена сразу после того, как согласован и подписан приказ о приеме работника. Как правильно вносить сведения в этот документ? Какую информацию обязательно должна содержать личная карточка Т2?

Основные требования и особенности заполнения

Личная карточка заполняется на каждого работника, включая совместителей, в одном экземпляре. Карточка Т2 обязательна для заполнения в организациях, однако для работников, занятых у индивидуального предпринимателя, этот документ может вестись только по желанию работодателя. Другим исключением являются государственные служащие, для них установлена документация иной формы.

Заполнение карточки Т2, образец которой представлен в статье, выполняется в соответствии с обязательными требованиями, закрепленными законодательно:

Вся информация вносится в установленные разделы, разборчиво и без сокращений.

Допускаются сокращения при указании места жительства или сведений об образовании, но в общепринятой форме, не искажающей значение сведений.

Заполненная форма Т2 должна содержать коды, соответствующие общероссийским классификаторам: ОКИН, ОКАТО, ОКСО, ОКПДТР. Номерное обозначение должно быть внесено в специальную таблицу в правой части строки. Все кодовые обозначения находятся в свободном доступе в печатных справочниках, а также на сайте «Общероссийские классификаторы».

При ошибочном заполнении кода классификации форма Т2 считается недействительной, в этом случае требуется завести новую личную карточку. Зачеркивания, исправления в кодировочной таблице не допускаются.

Изменения в трудовой деятельности или личных данных сотрудника должны своевременно отражаться в Т2. Все внесенные в личную карточку изменения заверяются подписью специалиста отдела кадров.

Информация вносится в Т2 на основании подтверждающих документов, предоставленных сотрудником.

Слова и фразы «нет», «не был(а)», «не имеется», а также прочерки в бланк Т2 не вносятся - такие строки оставляют пустыми.

Основания внесения сведений о работниках

Личная карточка Т2 должна быть заполнена на основании следующих документов:

Трудовой договор с работником;

Приказы по организации: о приеме на работу, переводе, предоставлении отпуска, увольнении;

Паспорт (иной заменяющий его документ) работника;

Документы, подтверждающие полученное образование, прохождение курсов, и прочее;

Свидетельство ИНН;

Военный билет.

Прочие сведения (например, степень владения иностранными языками) указываются только со слов сотрудника. При необходимости работодателем могут быть запрошены иные подтверждающие документы, в соответствии со спецификой профессиональной направленности организации, а также установленного внутреннего регламента.

Как заполнить заголовок?

Первая страница бланка содержит сведения о работнике и уровне его профессиональной квалификации. Заполнение карточки Т2 (образец внесения сведений представлен ниже) начинается с указания наименования организации работодателя в верхней строке бланка. Наименование указывается полностью, в соответствии с уставными документами организации. В кодировочной таблице проставляются цифровые обозначения ОКПО и ОКУД. Далее, в нижерасположенную таблицу вносятся следующие данные:

Дата заполнения Т2 (арабскими цифрами);

Табельный номер, присвоенный работнику при трудоустройстве;

ИНН (на основании свидетельства ФНС);

СНИЛС сотрудника;

В столбце «алфавит» проставляется первая буква фамилии сотрудника;

Характер работы, в соответствии с условиями в трудовом договоре: временная, постоянная;

Вид работы: может быть либо «основная», либо для внешних или внутренних совместителей - «по совместительству»;

Пол указывается буквами «Ж» или «М».

После оформления заголовка документа можно переходить к прочим разделам, включающим в себя первичное заполнение карточки T2. Образец внесения сведений в заголовок:

Общие сведения о работнике

Заполнение данного раздела начинается с указания в таблице «Трудовой договор» номера и даты трудового договора, заключенного с работником. Далее заполнение карточки Т2, образец которой представлен ниже, проводится в следующем порядке:

1. В строке «1» полностью указывается фамилия, а также имя и отчество работника.

2. В строке «2» в текстовом виде указывается дата рождения. Пример: «20 апреля 1981 г.». В таблице эта же дата кодируется арабскими цифрами: «20.04.81».

3. Строка «3» должна содержать информацию о месте рождения. Здесь важно руководствоваться следующими требованиями:

При указании населенного пункта словами «город», «поселок», «область», «деревня», «район», «край» допускаются общепринятые сокращения: «обл.», «кр.» и так далее. Пример: «гор. Самара», «пос. Таежное». Однако, обозначения «станица», «кишлак», «село», «аул» рекомендуется указывать полностью.

Общее количество знаков в строке «3» не должно быть больше 100 символов.

Кодировочная таблица заполняется в соответствии с Общероссийским классификатором территориальных образований (с 2014 года - новое название код ОКТМО).

4. Строка «4» предназначена для внесения сведений о гражданстве работника на основании паспорта. Вся последующая информация данного раздела вносится в строгом соответствии с кодом ОКИН. Внести сведения следует следующим образом:

Гражданин Российской Федерации (в таблицу кодировки вносится обозначение «1»);

Код «2» указывается при наличии у работника двойного гражданства, одно из которых гражданство РФ; запись об этом выглядит так: «Гражданин Российской Федерации и иностранного государства»;

Для работников, являющихся гражданами другого государства, в таблице кодировки указывается код «3», в строку «4» вносится запись: «Иностранный гражданин»;

В случае, если работник, является апатридом, в строку вносится «Лицо без гражданства», в кодировочную таблицу - «4»;

5. В строке «5» указывается знание работником иностранного языка и уровень владения языком. Кодировка ОКИН предполагает три категории, характеризующие уровень владения письмом и разговорной речью на иностранном языке:

Код «1» - переводит и читает со словарем;

Код «2» - читает и может объясняться;

Код «3» - свободно владеет.

Помимо этого, ОКИН содержит конкретные кодовые обозначения иностранных языков, которые также должны быть указаны в кодировочной таблице. Таким образом, сведения в строке «5» вносятся в следующем порядке: наименование иностранного языка - уровень владения - кодовое обозначение языка и степени владения им (в таблице). Заполнение карточки Т2, образец: «Немецкий - Владею свободно» Код по ОКИН: 171/ 3.

6. Шестая строка раздела «I» заполняется исключительно на основании документов об образовании, предоставленных работником. Пример текстового обозначения и соответствующие коды ОКИН представлены в данной таблице:

Пример: «6. Образование среднее профессиональное - код ОКИН: 11»

Далее в нижерасположенной таблице следует указать: наименование, серию и номер документа об образовании, предоставленного работником, год окончания обучения, а также полученную квалификацию и наименование профессии в точном соответствии с документом. В таблицу вносится код профессии по ОКСО. Если работником предоставлено два документа об образовании, например, среднем профессиональном и высшем или первом и втором высшем, в Т2 вносятся сведения обо всех имеющихся документах. Аналогичным образом в разделы IV - VI вносится информация о переподготовке, аттестации, повышении квалификации, полученной работником после трудоустройства.

Информацию о неоконченном образовании также следует внести в Т2, указав при этом вид имеющегося образования. Например, для работника, проходящего обучение на момент трудоустройства, следует внести сведения об образовании, которое имелось до поступления в настоящее учебное заведение; на основании справки из учебного заведения указать, что работник обучается в настоящее время, наименование учебного заведения и курс обучения. Похожим образом вносятся сведения, если работник проходил обучение, но не закончил учебу, а отчислился (или был отчислен):

При пройденном обучении менее трех курсов следует указать только образование, которое имелось у сотрудника до поступления;

Информация о пройденном обучении, при условии окончания трех и более курсов учебного заведения, вносится в Т2 на основании диплома (справки) о неполном высшем образовании; при этом указывается обозначение «Неполное высшее» и курс, с которого сотрудник был отчислен;

7. В строках «7» указывается полное наименование основной и, если имеется, дополнительной должности (профессии) работника, которую он занимает в организации согласно приказу о приеме на работу и штатному расписанию. Сокращения или искажения наименования не допускаются. В кодировочной таблице раздела указывается код должности по ОКПДТР.

Стаж работы

Вносится в соответствии с предыдущей трудовой деятельностью сотрудника, основанием служит трудовая книжка. В случае, если сотрудник трудоустраивается впервые, в первой строке «общий» проставляются нули.

Сведения о родственниках работника: кого необходимо указать?

Заполнение данного раздела начинается с указания семейного положения работника на момент трудоустройства. Следует избегать слов и фразеологизмов «замужем», «в гражданском браке», «сожительствует» и прочее: строка заполняется формулировкой, определенной общероссийским классификатором с указанием кода ОКИН.
При изменении семейного положения поправки вносятся на основании свидетельства ЗАГС, с указанием реквизитов документа.

Сведения о родственниках, непосредственно проживающих с сотрудником, с указанием степени их родства, также следует внести в такой документ как личная карточка работника. Образец заполнения Т2 выглядит следующим образом:

Воинский учет

Информация о пригодности к несению военной службы заполняется на основании предоставленного военного билета, с указанием звания и категории запаса, отмеченных в документе. Информация для пунктов 3-4 содержится на странице 3 военного билета. Для сотрудника, ещё не служившего, но не имеющего ограничений для службы, строки оставляются незаполненными, с внесением в строку 2 отметки «подлежит призыву».

Степень годности к прохождению службы указывается на основании приписного свидетельства буквенным обозначением:

Годен с ограничениями - Б.

Ограниченно годен - В.

Временно не годен - Г.

Строка 8 раздела предназначена для отметок «Снят с воинского учета» с указанием причины, например, по возрасту или состоянию здоровья.

Страница 3, раздел III

В данном разделе указывается исключительно информация о переводе сотрудника в другое структурное подразделение в рамках одной организации (включая перевод в другую местность) или об изменении должностных функций. Вся информация вносится на основании приказов по организации с указанием реквизита приказа (дата, номер).

Важно помнить! Указывать сведения об изменении ставки или оклада, проведенных без изменения должности работника, в данном разделе не следует.

Со всеми записями, сделанными в данном разделе, сотрудник должен быть ознакомлен под подпись.

Отпуска и дни отдыха работника

Данный раздел заполняется по мере предоставления сотруднику отпусков в соответствии с трудовым законодательством и внутренним регламентом. В таблицу раздела необходимо внести реквизиты приказа об отпуске, вид отпуска, количество календарных дней. Для ежегодного отпуска следует также указать период, за который даются отпускные дни, в столбцах № 2, 3 таблицы VIII (личная карточка работника). Образец заполнения выглядит следующим образом:

Раздел X: какую информацию можно указать?

«Дополнительная информация» - раздел, предусмотренный для сведений, которые могут иметь отношение к трудовой деятельности, но не указываются в иных разделах бланка Т2. К такой информации можно отнести, например, наличие у работника водительского стажа и удостоверения водителя определенной категории, ограничения по здоровью (в соответствии с медицинским заключением) и прочее.

Как правильно внести информацию об увольнении

Последний раздел заполняется в последний день работы сотрудника. Следует указать реквизиты приказа, причину увольнения сотрудника и заверить сделанную запись подписью кадрового работника. С записями раздела XI сотрудник также должен быть ознакомлен под подпись.

Личную карточку работника можно вести по форме, разработанной и утвержденной работодателем самостоятельно, или по унифицированной форме Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г № 1. Если работодатель ведет личную карточку по унифицированной форме Т-2, он должен внести в нее все сведения, предусмотренные данной формой.

При оформлении личной карточки по форме № Т-2 применяются классификаторы информации, в которых содержатся, в частности, коды для заполнения ячеек: ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении), ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию) и другие. Раньше кодирование применялось для обработки данных автоматизировано. Сейчас необходимость в кодировании информации отпала. Если работодатель примет решение не проставлять коды, ячейки для кодов в карточке необходимо оставлять незаполненными. Убирать их из унифицированной формы Т-2 нельзя.

Образец заполнения унифицированной формы Т-2

В шапке бланка Т-2 необходимо заполнить наименование организации, код по ОКУД, ОКПО. Далее – заполнить таблицу:

• дату составления личной карточки;
• табельный номер работника;
• ИНН работника;
• номер СНИЛС;
• алфавит (первая буква фамилии работника);
• характер работы;
• вид работы;
• пол работника.

Основная часть карточки состоит из 11 разделов. В разделе I вам необходимо заполнить общие сведения о сотруднике:

• трудовой договор (номер, дата);
• ФИО работника;
• место его рождения;
• гражданство;
• знание иностранного языка;
• образование сотрудника;
• профессия;
• стаж работы;
• состоит ли в браке;
• состав семьи;
• данные паспорта;
• адрес места проживания (прописка и фактический адрес проживания).

Раздел II «Сведения о воинском учете» содержит сведения о воинском звании работника, категории запаса и т.д.

В разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу» необходимо заполнить следующие пункты:

• дата, с которой работник оформлен на работу в компанию или переведен на новое место работы;
• структурное подразделение;
• специальность, разряд, класс квалификации. Эта графа заполняется в соответствии со штатным расписанием и ОКПДТР;
• тарифная ставка, надбавка (если предусмотрена);
• основание;
• личная подпись работника.

Раздел IV «Аттестация» состоит из таблицы, в которой нужно заполнить сведения о результатах аттестации (если работодатель проводит аттестацию работников).

Раздел V «Повышение квалификации» содержит сведения о профессиональном образовании, полученном работником дополнительно.

Раздел VI «Профессиональная переподготовка» содержит сведения о дополнительном профессиональном образовании, полученном работником. Обычно в этот раздел вносятся сведения об обучении, которое работник прошел в период работы в компании.

Раздел VII «Награды, поощрения, почетные звания» содержит сведения о награждениях работника.

Раздел VIII «Отпуск» содержит сведения об отпусках.

В разделе IX «Социальные льготы» укажите сведения о льготах, если они есть.

В разделе X «Дополнительные сведения» укажите дополнительную информацию, если это необходимо.

В раздел XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» внесите информацию о причине увольнения.

Так как в личной карточке предусмотрены подписи сторон трудового договора, а именно подпись самого работника, подтверждающая его ознакомление со сведениями, занесенными в личную карточку, ее нужно иметь на бумажном носителе. Можно вести личные карточки и в электронном виде, но в таком случае обязательно должны быть бумажные варианты с подписями сторон.

Ознакомьтесь с образцом заполнения формы Т-2, чтобы корректно заполнить бланк и не допустить ошибок. Образец заполнения унифицированной формы Т-2 приводим выше.

Личная карточка Т-2 заполняется на работников всех категорий, принятых на работу на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу

Заполнение разделов формы

Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.05 № 1 (До этого постановлением от 06.04.01 № 26) "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труд и его оплаты".

Сотрудник кадровой службы должен иметь в виду, что правил по ведению личных карточек формы Т-2, за исключение Инструкции по применению и заполнению форм первичной учет пои документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2005 № 1 не существует, поэтому содержание данной статьи можно рассматривать как рекомендации, а не как осязательное требование к точному исполнению.

Документы, необходимые для оформления личной карточки; кодирование сведений

Для заполнения личной карточки Т-2 кадровику необходимы следующие документы работника:
1) паспорт (или иной документ удостоверения личности);
2) трудовая книжка;
3) военный билет;
4) документ об окончании учебного заведения:
5) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
6) свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
7) приказ о приеме на работу.
Вся остальная информация вносится на основании сведений, сообщенных о себе работником.
При кодировании сведений в личной карточке Т-2 необходимо руководствоваться рядом правил по заполнению, определенных Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами:
1. Если в поле кодирования будут внесены неправильные записи или не относящиеся к данному заполнению сведения, форма Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки Т-2 в архив.
2. При отсутствии записей или при отрицательных ответах ("не имею", "не состою") кодируемая часть данного реквизита остается пустой. 1 3. При указании дат название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами; например, 14 сентября 2004 г.
4. Кодируются даты арабскими цифрами в следующем порядке: число/месяц/год; например, 23.04.1998.
При заполнении других разделов карточки необходимо руководствоваться Инструкцией, утвержденной указанным постановлением.

Заполнение разделов формы

Наименование организации указывается полностью, например закрытое акционерное общество "Энергострои". Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно. закреплено в учредительных документах. Сбоку указывается ОКПО организации.
Табельный номер работника должен включать не более шести цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения.
Идентификационный номер налогоплательщика "л номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и страховым свидетельством государственного пенсионного страхования.
В графе "Алфавит" указывается первая буква фамилии работника.
Характер работы указывается: " "постоянно", "временно" и т. л.
Вид работы (основная, по совместительству) записывается полностью.
Пол обозначается буквой "М" или "Ж".
Фамилия, имя, отчество записываются полностью "л разборчиво.
Дата рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например "9 января 1975 г.". При этом код указывается следующим образом: 09.01.1975.
При указании места рождения нужно учитывать следующее:

Гражданство записывается без сокращений. Запись гражданства и ее кодирование осуществляется по Общероссийскому классификатору информации о населении. ОК 018-95, утв. постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 412 (ОКИН).

Заполнение графы "Гражданство"

Языки, которыми владеет работник, указываются полностью без сокращений. Степень знания языка в текстовой форме указывается следующим образом.

Сведения о знании языков

При кодировке графы "Знание иностранного языка" указывается два кода, при этом первый обозначает код языка, второй - степень его знания.

Например: "Английский - читаю и перевожу со словарем" записывается в графе "Код" как: 014 1.

Образование записывается и кодируется согласно ОКИН и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию. ОК 009-93, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 296 (ОКСО).

Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом.

Иногда на практике возникают проблемы с тем, как сформировать запись об образовании работника, если оно не окончено.

Сведения о неоконченном образовании

Разрешаются сокращения слов при написании наименования учебного заведения, не искажающие смысл наименования. В случае, когда в наименование учебного заведения входит слово "имени", следует писать "им"; если за этим идет слово "профессора", "академика" или другое, то следует писать "им. профессора", "им. академика" и т. д. Ордена в названиях учебных заведений не указываются.
Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании диплома об образовании.
Свободные строки в разделе об образовании предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования. Если работник окончил два средних или два высших учебных заведения по различным специальностям, записываются оба учебных заведения. Квалификация по диплому указывается в следующем порядке:

Профессия (основная и дополнительная) указывается полностью на основании и приказа (распоряжения) о приеме на работу. Она кодируется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Дополнительной профессией считается такая, которая не совпадает с основной профессией, но может представлять интерес для организации.
Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу.лет, а также право на другие льготы, установленные в организации, и пр.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) в иных подтверждающих соответствующий стаж документах.
Состояние в браке записывается и кодируется согласно ОКИН.

Сведения о состоянии в браке

В составе семьи указываются только члены семьи с указанием степени родства. Ближайшими родственниками считаются отец, мать, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находился работник, и иные ближайшие родственники, проживающие совместно с работником.
Паспортные данные указываются в строгом соответствии с паспортом. Адрес места жительства записывается по правилам записи места рождения.
В том случае, если работник не получил трудовую книжку в день увольнения в силу отсутствия на рабочем месте или по другой причине, сотрудник кадровой службы именно по указанным адресам высылает по почте уведомления о необходимости явиться в отдел кадров за трудовой книжкой (либо выразить согласие на отправку ее по почте) или запросы о местонахождении работника. Поэтому необходимо заполнять обе графы - и адрес места жительства по паспорту и фактический адрес местожительства, а также номер телефона работника или ближайших родственников.

Учет отпусков Изменение сведений о работнике

В предыдущей части статьи мы выяснили, какие документы требуются для заполнения карточки Т-2, а также рассмотрели, как заполняются графы "Алфавит", "Гражданство", как вносятся данные об образовании, о составе семьи и др.

Заполнение раздела о воинском учете

Основными документами, на основании которых заполняется разд. 2 "Сведения о воинском учете" личной карточки Т-2, являются:

Сведения о воинском учете

После заполнения разделов "Общие сведения" и "Сведения о воинском учете" работник подписывает личную карточку и проставляет собственноручно дату для подтверждения согласия с внесенными сведениями. Сотрудник кадровой службы ставит свою подпись, наименование должности и расшифровку подписи, подтверждая тем самым, что записи внесены им собственноручно на основании представленных документов.

Внесение сведений о приеме на работу, об аттестации, о повышении квалификации, поощрениях и др.

При внесении сведений о приеме на работу и переводах на другую работу необходимо заполнять все графы таблицы. Сведения должны вноситься без сокращений

Сведения о приеме на работу и переводах на другую работу заносятся на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы Т-1 и Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма Т-5). Специалист отдела кадров при заполнении этого раздела должен знакомить работника с внесенными записями под расписку.
При заполнении разд. 4 "Аттестация" личной карточки заполняются все графы, а именно указываются:
- дата прохождения аттестации;
- решение комиссии, например "перевести на должность", "отправить на повышение квалификации" и т. д.;
- ссылка на конкретный документ (как правило, это протокол результатов аттестации) с указанием его номера и даты.
Графа "Основание" может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на аттестацию и/или приказ об утверждении результатов аттестации.
Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых при приеме на работу или поступающих из отдела подготовки кадров. В разделе "Повышение квалификации" указываются:
- даты начала и окончания обучения;
- вид повышения квалификации;
- наименование учебного заведения (институт повышения квалификации министерства (ведомства), факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении, факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении, институт усовершенствования, курсы повышения квалификации при министерстве (ведомстве), курсы повышения квалификации при предприятиях, научно-исследовательских и проектно-конструкторских организациях, высших и средних учреждениях профессионального образования, институтах повышения квалификации и их филиалах);
- вид документа (свидетельство, удостоверение);
- графа "Основание" может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на повышение квалификации.
Аналогично вносятся сведения о профессиональной переподготовке с указанием специальности (направления, профессии), по которой происходит переподготовка.

При заполнении разд. "Поощрения и награды" необходимо указать виды поощрения, применявшиеся к работнику (как на уровне организации, так и на уровне министерств и ведомств), а также перечислить государственные награды.

Учет отпусков

В разделе "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков.
При заполнении таблицы по отпускам на основании приказа вносится только дата начала отпуска, дата же окончания вносится "де факто", после того как работник фактически вернулся из отпуска. Это связано с тем, что в случае вызова сотрудника из отпуска или его прерывания в графе ""Дата окончания" будет проставлена дата выхода сотрудника на работу, а не запланированная дата окончания отпуска по приказу.
В этой же таблице обязательно отмечается отпуск без сохранения заработной платы. Он учитывается при подсчете стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, т. к. согласно ст. 121 ТК РФ а него не включается время предоставления работнику отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью более 7 календарных дней.

Аналогично не учитывается в стаже работы, дающем право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, и время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.
Кроме того, согласно ст. 121 ТК РФ из стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, вычитается время отсутствия работника на работе без уважительных причин, з т. ч. вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ.
Ниже указаны возможные виды документов, на основании которых сотрудник отдела кадров производит перерасчет данного стажа работы (по ст. 76 ТК РФ).

Виды документов, служащих основанием для перерасчета стажа в случае отстранения от работы

В разделе "Дополнительные сведения" для полноты учета в необходимых случаях указываются:
- сведения об обучении на очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального обучения (следует также проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания):
- сведения о работающем инвалиде с указанием справки МСЭК, группы инвалидности и даты ее установления (изменения), причины инвалидности;
- заключение МСЭК об условиях и характере труда.
После увольнения сотрудника из организации вносятся записи в разд. XI "Основания увольнения", где указывается расшифровка основания увольнения работника в соответствии с точными формулировками, приведенными в ТК РФ, дата увольнения, номер приказа об увольнении.
При закрытии личной карточки Т-2 сотрудник кадровой службы ставит свою личную подпись с ее расшифровкой и указанием должности. Таким же образом расписывается сам работник. Подпись работника в этом случае подтверждает его согласие со всеми записями, внесенными в его личную карточку.

Изменение сведений о работнике

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью специалиста отдела кадров, а если изменения вносятся в разд. "Общие сведения" и "Сведения о воинском учете", то и подписью самого работника.
Изменения вносятся по той же схеме, что и в трудовую книжку. На основании первых форм и в ходе внедрения в СССР системы автоматизированного учета кадров был разработан ОСТ "Стандарт по автоматизированным системам управления кадрами". В нем и были изложены основные правила заполнения личной карточки. Как указано в ОСТе, "при изменении фамилии старая зачеркивается и вместо нее записывается новая в соответствии с представленными в отдел кадров документами". Далее "все последующие изменения данных о работнике (перемена места жительства и др.) отражаются в личной карточке работником отдела кадров". Полная замена личной карточки не желательна по той причине, что в дальнейшем будет сложно восстановить всю картину по данному сотруднику.
Что касается изменения паспортных данных и состояния в браке, то может применяться та же схема - с зачеркиванием.

В.В. МИТРОФАНОВА,
канд. экон. наук,
директор "Центра профессионального развития"

Личная карточка Т-2 заполняется на работников всех категорий, принятых на работу на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу

Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труд и его оплаты (далее - постановление от 06.04.01).

Сотрудник кадровой службы должен иметь в виду, что правил по ведению личных карточек формы Т-2, за исключение Инструкции по применению и заполнению форм первичной учет пои документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26, не существует, поэтому содержание данной статьи можно рассматривать как рекомендации, а не как осязательное требование к точному исполнению.

Документы, необходимые для оформления личной карточки; кодирование сведений

Для заполнения личной карточки Т-2 кадровику необходимы следующие документы работника:

1) паспорт (или иной документ удостоверения личности);

2) трудовая книжка;

3) военный билет;

4) документ об окончании учебного заведения:

5) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

6) свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;

7) приказ о приеме на работу.

Вся остальная информация вносится на основании сведений, сообщенных о себе работником.

При кодировании сведений в личной карточке Т-2 необходимо руководствоваться рядом правил по заполнению, определенных Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами:

1. Если в поле кодирования будут внесены неправильные записи или не относящиеся к данному заполнению сведения, форма Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки Т-2 в архив.

2. При отсутствии записей или при отрицательных ответах ("не имею", "не состою") кодируемая часть данного реквизита остается пустой. 1 3. При указании дат название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами; например, 14 сентября 2004 г.

4. Кодируются даты арабскими цифрами в следующем порядке: число/месяц/год; например, 23.04.1998.

При заполнении других разделов карточки необходимо руководствоваться Инструкцией, утв. постановлением от 06.04.01 № 26.

Заполнение разделов формы

Наименование организации указывается полностью, например закрытое акционерное общество "Энергострои". Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно. закреплено в учредительных документах. Сбоку указывается ОКПО организации.

Табельный номер работника должен включать не более шести цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения.

Идентификационный номер налогоплательщика "л номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и страховым свидетельством государственного пенсионного страхования.

В графе "Алфавит" указывается первая буква фамилии работника.

Характер работы указывается: " "постоянно", "временно" и т. л.

Вид работы (основная, по совместительству) записывается полностью.

Пол обозначается буквой "М" или "Ж".

Фамилия, имя, отчество записываются полностью "л разборчиво.

Дата рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например "9 января 1975 г.". При этом код указывается следующим образом: 09.01.1975.

При указании места рождения нужно учитывать следующее:

• длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов;
• районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, со следующими сокращениями: город - гор., деревня - дер., край -кр., округ - окр., область - обл., поселок - пос., район - рн., станция - ст.;
• слова аул, кишлак, село, станица пишутся полностью;
• код места жительства определяется по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления. ОК 019-95, утв. постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 413 (ОКАТО); например, при рождении в г. Москве в графе "Код" указывается: 45.

Гражданство записывается без сокращений. Запись гражданства и ее кодирование осуществляется по Общероссийскому классификатору информации о населении. ОК 018-95, утв. постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 412 (ОКИН).

Заполнение графы "Гражданство"

Языки, которыми владеет работник, указываются полностью без сокращений. Степень знания языка в текстовой форме указывается следующим образом.

Сведения о знании языков

При кодировке графы "Знание иностранного языка" указывается два кода, при этом первый обозначает код языка, второй - степень его знания.

Например: "Английский - читаю и перевожу со словарем" записывается в графе "Код" как: 014 1.

Образование записывается и кодируется согласно ОКИН и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию. ОК 009-93, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 296 (ОКСО).

Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом.

Иногда на практике возникают проблемы с тем, как сформировать запись об образовании работника, если оно не окончено.

Сведения о неоконченном образовании

Разрешаются сокращения слов при написании наименования учебного заведения, не искажающие смысл наименования. В случае, когда в наименование учебного заведения входит слово "имени", следует писать "им"; если за этим идет слово "профессора", "академика" или другое, то следует писать "им. профессора", "им. академика" и т. д. Ордена в названиях учебных заведений не указываются.

Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании диплома об образовании.

Свободные строки в разделе об образовании предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования.

Если работник окончил два средних или два высших учебных заведения по различным специальностям, записываются оба учебных заведения. Квалификация по диплому указывается в следующем порядке:

• для высших учебных заведений - "бакалавр", "магистр", "специалист". Для квалификации "бакалавр" и "магистр" указывается направление, а для квалификации "специалист" - специальность;
• для средних учебных заведений - "техник", "товаровед" и др.

Профессия (основная и дополнительная) указывается полностью на основании штатного расписания и приказа (распоряжения) о приеме на работу. Она кодируется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Дополнительной профессией считается такая, которая не совпадает с основной профессией, но может представлять интерес для организации.

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу.лет, а также право на другие льготы, установленные в организации, и пр.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) в иных подтверждающих соответствующий стаж документах.

Состояние в браке записывается и кодируется согласно ОКИН.

Сведения о состоянии в браке

В составе семьи указываются только члены семьи с указанием степени родства. Ближайшими родственниками считаются отец, мать, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находился работник, и иные ближайшие родственники, проживающие совместно с работником.

Паспортные данные указываются в строгом соответствии с паспортом. Адрес места жительства записывается по правилам записи места рождения.

В том случае, если работник не получил трудовую книжку в день увольнения в силу отсутствия на рабочем месте или по другой причине, сотрудник кадровой службы именно по указанным адресам высылает по почте уведомления о необходимости явиться в отдел кадров за трудовой книжкой (либо выразить согласие на отправку ее по почте) или запросы о местонахождении работника. Поэтому необходимо заполнять обе графы - и адрес места жительства по паспорту и фактический адрес местожительства, а также номер телефона работника или ближайших родственников.

Заполнение раздела о воинском учете

Основными документами, на основании которых заполняется разд. 2 "Сведения о воинском учете" личной карточки Т-2, являются:

• военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;
• удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Сведения о воинском учете

После заполнения разделов "Общие сведения" и "Сведения о воинском учете" работник подписывает личную карточку и проставляет собственноручно дату для подтверждения согласия с внесенными сведениями. Сотрудник кадровой службы ставит свою подпись, наименование должности и расшифровку подписи, подтверждая тем самым, что записи внесены им собственноручно на основании представленных документов.

Внесение сведений о приеме на работу, об аттестации, оо9.. о повышении квалификации, поощрениях и др.

При внесении сведений о приеме на работу и переводах на другую работу необходимо заполнять все графы таблицы. Сведения должны вноситься без сокращений

Сведения о приеме на работу и переводах на другую работу заносятся на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы Т-1 и Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма Т-5). Специалист отдела кадров при заполнении этого раздела должен знакомить работника с внесенными записями под расписку.

При заполнении разд. 4 "Аттестация" личной карточки заполняются все графы, а именно указываются:

• дата прохождения аттестации;
• решение комиссии, например "перевести на должность", "отправить на повышение квалификации" и т. д.;
• ссылка на конкретный документ (как правило, это протокол результатов аттестации) с указанием его номера и даты.

Графа "Основание" может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на аттестацию и/или приказ об утверждении результатов аттестации.

Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых при приеме на работу или поступающих из отдела подготовки кадров. В разделе "Повышение квалификации" указываются:

• даты начала и окончания обучения;
• вид повышения квалификации;
• наименование учебного заведения (институт повышения квалификации министерства (ведомства), факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении, факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении, институт усовершенствования, курсы повышения квалификации при министерстве (ведомстве), курсы повышения квалификации при предприятиях, научно-исследовательских и проектно-конструкторских организациях, высших и средних учреждениях профессионального образования, институтах повышения квалификации и их филиалах);
• вид документа (свидетельство, удостоверение);
• графа "Основание" может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на повышение квалификации.

Аналогично вносятся сведения о профессиональной переподготовке с указанием специальности (направления, профессии), по которой происходит переподготовка.

При заполнении разд. "Поощрения и награды" необходимо указать виды поощрения, применявшиеся к работнику (как на уровне организации, так и на уровне министерств и ведомств), а также перечислить государственные награды.

Учет отпусков

В разделе "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков.

При заполнении таблицы по отпускам на основании приказа вносится только дата начала отпуска, дата же окончания вносится "де факто", после того как работник фактически вернулся из отпуска. Это связано с тем, что в случае вызова сотрудника из отпуска или его прерывания в графе ""Дата окончания" будет проставлена дата выхода сотрудника на работу, а не запланированная дата окончания отпуска по приказу.

В этой же таблице обязательно отмечается отпуск без сохранения заработной платы. Он учитывается при подсчете стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, т. к. согласно ст. 121 ТК РФ а него не включается время предоставления работнику отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью более 7 календарных дней.

Аналогично не учитывается в стаже работы, дающем право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, и время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

Кроме того, согласно ст. 121 ТК РФ из стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, вычитается время отсутствия работника на работе без уважительных причин, з т. ч. вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ.

Ниже указаны возможные виды документов, на основании которых сотрудник отдела кадров производит перерасчет данного стажа работы (по ст. 76 ТК РФ).

Виды документов, служащих основанием для перерасчета стажа в случае отстранения от работы

В разделе "Дополнительные сведения" для полноты учета в необходимых случаях указываются:

• сведения об обучении на очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального обучения (следует также проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания):
• сведения о работающем инвалиде с указанием справки МСЭК, группы инвалидности и даты ее установления (изменения), причины инвалидности;
• заключение МСЭК об условиях и характере труда.

После увольнения сотрудника из организации вносятся записи в разд. XI "Основания увольнения", где указывается расшифровка основания увольнения работника в соответствии с точными формулировками, приведенными в ТК РФ, дата увольнения, номер приказа об увольнении.

При закрытии личной карточки Т-2 сотрудник кадровой службы ставит свою личную подпись с ее расшифровкой и указанием должности. Таким же образом расписывается сам работник. Подпись работника в этом случае подтверждает его согласие со всеми записями, внесенными в его личную карточку.

Изменение сведений о работнике

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью специалиста отдела кадров, а если изменения вносятся в разд. "Общие сведения" и "Сведения о воинском учете", то и подписью самого работника.

Изменения вносятся по той же схеме, что и в трудовую книжку. На основании первых форм и в ходе внедрения в СССР системы автоматизированного учета кадров был разработан ОСТ "Стандарт по автоматизированным системам управления кадрами". В нем и были изложены основные правила заполнения личной карточки. Как указано в ОСТе, "при изменении фамилии старая зачеркивается и вместо нее записывается новая в соответствии с представленными в отдел кадров документами". Далее "все последующие изменения данных о работнике (перемена места жительства и др.) отражаются в личной карточке работником отдела кадров". Полная замена личной карточки не желательна по той причине, что в дальнейшем будет сложно восстановить всю картину по данному сотруднику.

Заполнение личной карточки работника таит в себе много особенностей. Рассмотрим эту процедуру более детально на примерах.

Унифицированная форма личной карточки № Т-2 состоит из четырех листов и содержит следующие разделы:

I. "Общие сведения";
II. "Сведения о воинском учете";
III. "Прием на работу и переводы на другую работу";
IV. "Аттестация";
V. "Повышение квалификации";
VI. "Профессиональная переподготовка";
VII. "Награды (поощрения), почетные звания";
VIII. "Отпуск";
IX. "Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответ¬ствии с законодательством";
X. "Дополнительные сведения";
XI. "Основание прекращения трудового договора (увольнения)".

Не следует использовать при заполнении карточки такие символы, как двоеточие (:), равенство (=), косую черту (/). В зоне кодирования такие обозначения вообще недопустимы.

При заполнении текста, он не должен выходить на поле кодирования, иначе документ считается испорченным, и его необходимо переписать (при первичном заполнении).

Если в личной карточке не заполнены какие то данные или ответы отрицательны, в кодируемой части ничего не пишем. Прочерки в пустых графах не ставятся.

Первичное заполнение личной карточки может проводиться либо вручную, либо в электронном виде. Последующие записи вносятся уже вручную, поскольку работник должен быть ознакомлен с ними под расписку, а перепечатка формы Т-2 по-новому запрещена.

Заполняем "шапку" личной карточки Т-2

В шапке личной карточки вы указываете ОКПО организации на основании данных статистики. Наименование организации пишется без сокращений. Месторасположение компании пишется через запятую после наименования.

Дата составления личной карточки отражается в таком виде: ДД.ММ.ГГГГ (23.04.2013, например).

Личная карточка учета заводится на работе сразу после оформления приказа о приеме на работу. Одновременно нужно сделать запись в трудовую книжку сотрудника о приеме на работу.

Табельный номер – это номер работника, который присваивается ему на данном предприятии для внутреннего учета. При заполнении личной карточки табельный номер ему уже присвоен (из приказа руководителя).

ИНН (идентификационный номер налогоплательщика). Работник может и не предоставлять ИНН при устройстве на работу, т.к. это не прописано ни в ТК, ни в НК, и, соответственно, не является обязательным. Если ИНН у работника нет или он его не предоставил, данное поле не заполняется.

СНИЛС (номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования).

На основании ч. 1 ст. 65 ТК РФ сотрудник обязан предоставить работодателю СНИЛС. Если работник устраивается на работу впервые, то обязанность по выдаче свидетельства возлагаются на работодателя (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).

Если работник потерял СНИЛС, он должен написать заявление на восстановление данного документа и передает его кадровикам, которые затем направляют его в ПФР. После этого номер СНИЛС заполняется на основании вновь полученного документа.

Страховые свидетельства хранятся на руках у работников.

Алфавит. Здесь указываем первую букву фамилии работника для удобства систематизации карточек.

Характер работы. Указываем "постоянно" или "временно". Заполняем на основании приказа. Слова пишем полностью.

Вид работы. Указываем, основная работа или по совместительству. Пишем полностью.
Если работник трудится по внутреннему совместительству, личная карточка на него не заполняется, поскольку все сведения указываются в карточке по основному месту работы.

Пол можно указывать полностью словами, либо первыми буквами "М" и "Ж".

Раздел I "Общие сведения"

1. Фамилия, имя, отчество. Эти данные записываются на основании паспорта. Пишем полностью и разборчиво.

Зоны кодировки заполняем обязательно на основании общероссийских клас¬сификаторов:

ОКАТО - "Общероссийский классификатор объектов административ¬но-территориального деления" ОК 019-95 утвержден Постановлением Гос¬стандарта РФ № 413 от 31.07.95;

ОКИН - "Общероссийский классификатор информации о населении" ОК 018-95 утвержден Постановлением Госстандарта РФ № 412 от 31.07.95;

ОКСО - "Общероссийский классификатор специальностей по образо¬ванию" ОК 009-2003 утвержден Постановлением Госстандарта РФ № 276-ст от 30.09.03;

ОКПДТР - Постановление Госстандарта РФ № 367 от 26.12.94 "О при¬нятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов" ОК 016-94.

Если вы неправильно внесли кодировку, форма Т-2 считается испорченной и ее нужно переписать. Поэтому данные кодировки либо вносите правильно, либо не вносите совсем до момента сдачи карточки в архив.

2-3. Дата и место рождения пишется на основании паспорта или аналогичного документа. Пишем полностью словами, например: "24 мая 1973 года" и кодируем 24.05.73.

Строка «Место рождения» при заполнении не должна превышать 100 символов. Районы и области пишем в родительном падеже, без запятых. Можно писать с сокращениями по общим правилам: город - гор., край - кр., деревня - дер., область - обл., округ - окр., поселок - пос, станция - ст., район - рн.; слова - аул, кишлак, село, станица пишутся полностью.

Кодировка места жительства – по ОКАТО по данному адресу.

4. Гражданство пишем без сокращения. Гражданство подлежит кодировке на основании ОКИН:

Гражданин Российской Федерации - 1;
- гражданин Российской Федерации и иностранного государства – 2 (если гражданство двойное, рядом в скобках указываем, какого государства это гражданство);
- иностранный гражданин (указывается какого государства) - 3;
- лицо без гражданства - 4.

Если у работника два гражданства и о втором он не сообщил работодателю, это не является виной работодателя. Данная информация обязательна лишь для работников, которые устраиваются на работу, связанную с допуском к государственной тайне.

5. Степень знания языка

В этом пункте записываем иностранный язык по отношению к языку России, которым владеет работник, если это необходимо для работы. Данные берем со слов самого работника (анкета, тест и т.п.).

Инспектор отдела кадров может заполнить два кода: сам язык и степень его знания, а может указать лишь один код - степень знания языка. Эти данные записываются через несколько пробелов. Коды языков и степени их знания:
- английский (код по ОКИН "014"), немецкий (код по ОКИН "135"),
- французский (код по ОКИН "213") итальянский (код по ОКИН "070");
- читает и переводит со словарем - код по ОКИН "1";
- читает и может объясняться - код по ОКИН "2";
- владеет свободно - код по ОКИН "3".

Если работник владеет несколькими языками, они записываются отдельно в каждой строке.

6. Все сведения об образовании. Здесь пишем квалификацию, специальность, и пр. Эти данные берем из документов об образовании.

Образование имеет следующие кодировки по ОКИН:
- начальное (общее) образование - 02;
- основное общее образование - 03;
- среднее (полное) общее образование - 07;
- начальное профессиональное образование - 10;
- среднее профессиональное образование - 11;
- неполное высшее образование - 15;
- высшее образование - 18;
- послевузовское образование - 19.

Форма Т-2 имеет два блока граф, в которых указываются сведения о двух образовательных учреждениях.

Если работник окончил три курса ВУЗа, его относят к лицам с неполным (незаконченным) высшим профессиональным образованием. Подтверждением такого образования является только справка или диплом о неполном высшем образовании государственного образца (не зачетка и не студенческий билет!).

Если сотрудник не закончил ВУЗ, то его записи об образовании будут выглядеть следующим образом.

Если сотрудник прошел обучение полностью или более половины, но не защитил дипломную работу или не сдал гос.экзамен - "неполное высшее";

Если сотрудник окончил три курса - "неполное высшее, III (IV, V, VI) курс";

Если сотрудник обучался, но не закончил ВУЗ или ПТУ и прошел менее половины курсов, то образование пишем по предыдущему оконченному учебному заведению: "основное общее"; "сред¬нее (полное) общее"; "неполное среднее"; "незаконченное среднее образование".

Если работник получает образование следующего уровня, то образование дописывается дополнительно в ч.1 п. 6, например:

Наименование образовательного учреждения, его серию и номер пишем на основании документа об образовании. Длинные названия допустимо сокращать без потери смысла (например, имени - "им."). Никакие награды (ордена) в названиях учебных заведений не указываются. При окончании учебного заведения ставим запись арабскими цифрами, например 2013.

Квалификация (степень) пишется на основании того же документа об образовании. Для квалификации "бакалавр" и "магистр" указывается направление, а для квалификации "специалист" - специальность.

При окончании ПТУ квалификация указывается так: "монтажник", "слесарь", "юрист".

В личной карточке в последнем блоке п. 6 отражается запись о по¬слевузовской подготовке: аспирантура, ординатура, адъюнктура или докторантура. Докторантура имеет код по ОКИН 01, остальные формы - 02.

7. Профессия. В этой графе пишем профессию на основании трудовой книжки, пояснений сотрудников и штатного расписания. Если у работника есть другая профессия – она заполняется на основании документа о получении второго и пр. образования.

Код профессии определен по ОКПДТР и включает в себя 17 цифр, а код должности - 13. Код содержит всю информацию о профессии работника, условиях труда, должности и оплате. Допускается сокращать код до пяти или шести первых цифр, которые обозначают профессию (5 цифр) или профессию и контрольное число (6 цифр).

8. Стаж работы. Стаж берем из записей в трудовой книжке (трудовых договоров и пр.). Он отражается в днях, месяцах, годах.

При расчете стажа необходимо пользоваться п. 61 Инструкции по заполнению форм индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утвержденной Постановлением Правления ПФР № 192п. от 31.07.06г.

Продолжительность трудового стажа определяем как разницу суммами дат конца и начала периодов, указанных в трудовых книжках. Поскольку день увольнения – это последний день работы, то его следует прибавить к общей сумме стажа. Рассчитанный общий стаж работы пишем суммарно – это количество лет, месяцев и дней, которые проработал работник.

Стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет, рассчитываем также. Он определяется в соответствии со специальными нормативными документами.

В графе «стаж работы» предусмотрен стаж, определяемый как льготный (на¬пример, стаж работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях). При приеме на работу сотрудника, для которого ваше место работы – первое – в строках о стаже ставим нули.

9. Состояние в браке. Имеется в виду кодировка на основании ОКИН:

Никогда не состоял (не состояла) в браке - 1;
- состоит в зарегистрированном браке - 2;
- состоит в незарегистрированном браке - 3;
- вдовец (вдова) - 4;
- разведен (разведена) - 5;
- разошелся (разошлась) - 6.

10. Состав семьи. Здесь показываем только членов семьи с указанием степени их родства по отношению к работнику и проживающих вместе с ним. Заполняем сведения о ближайших родственниках (мать, отец, дочь, сын, родная сестра, родной брат, лицо, на воспитании которого находился сотрудник, и др. ближайшие родственники).

11. Паспортные данные заполняем на основании паспорта.

12. Место жительства. Пишем на основании данных паспорта. Фактическое место жительства заполняем со слов работника. Если место жительства по паспорту и фактически совпадают, то строку с фактическим адресом можно не заполнять. Кодируем место жительства по ОКАТО.

Раздел II "Сведения о воинском учете"

Данный раздел заполняем на основании документов:
- военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен во¬енного билета) - на лиц в запасе;
- удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу - на лиц-призывников.

Заполняем форму следующим образом:

пункт 3 "Состав (профиль)" - заполняется без сокращения (например, "медицинский", "командный", или "матросы", "солдаты", и т.п.);

пункт 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" - пишем полное обозначение (состоит из шести цифр или шести цифр и буквы, например, "127659А");

пункт 5 "Категория годности к военной службе" имеет кодировки: А (годен к военной службе), Б (годен к военной службе с незначи¬тельными ограничениями), В (ограничено годен к военной службе) или Г (временно не годен к военной службе).

Если данных записей в военном билете нет, ставим категорию "А".

Пункт 7 "Состоит на воинском учете" заполняется простым карандашом:

строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу, заполняются на основании удостоверения следующие пункты:

пункт 2 "Воинское звание" - пишем "подлежит призыву";
пункт 5 "Категория годности к военной службе" – пишем буквами: А, Б, В, Г(смотреть выше) или Д (не годные к военной служ¬бе).

В пункте 8 раздела II личной карточки при необходимости делаем записи «снят с воинского учёта по возрасту» или «снят с воинского учёта по состоянию здоровья».

После заполнения раздела II инспектор по кадрам заверяет написанные данные своей подписью и делает ее расшифровку с указанием своей должности. Также он ставит подпись на второй странице и ставит дату заполнения. Данную страницу подписывает и работник.

Раздел III "Приём на работу и переводы на другую работу" и раздел XI "Основание прекращения трудового договора (увольнения)"

Эти разделы заполняются очень внимательно, поскольку от их заполнения зависит стаж работника. Данные в эти разделы пишем на основании приказа (распоряжения) руководителя: о приёме на работу, о переводе на другую работу о прекращении (расторжении) трудового договора. Эта информация должна дублироваться в трудовой книжке.

Каждая запись заверяется подписью работника.

В «Основании прекращения трудового договора (увольнения)» пишем причину увольнения в соответствии со статьями ТК.

Дата увольнения – это последний день работы сотрудника. Информация об увольнении должна быть заверена и работником, и инспектором отдела кадров.

Раздел IV "Аттестация"

В этом разделе заполняем данные из решения аттестационной комиссии, которые обычно формулируют так:
- соответствует занимаемой должности;
-соответствует занимаемой должности при условии улучшения работы и выполнения рекомендаций комиссии с повторной аттестацией через год;
- не соответствует занимаемой должности.

Пишем дату аттестации, номер и дату результатов аттестации, основание для аттестации (приказ).

Данные об аттестации проставляются на основании документа, выданного работнику.

Раздел V "Повышение квалификации"

Информация о повышении квалификации и профподго¬товке заполняется на основании предоставленных работником документов, или из отдела подготовки кадров. Заполняем:
дату начала и окончания обучения, вид повышения квалификации, наименование учебного заведения, вид документа об аттестации (свидетельство, удостоверение, диплом).

В "Основании" можем не писать ничего, либо заполняем приказ, на основании которого работник был направлен на повышение квалификации (ст. 197 ТК РФ) или договор на профобучение между сотрудником и работодателем.

Сюда же вносим данные о профессиональной переподготовке работника.

Раздел VII "Награды (поощрения), почетные звания"

В этом разделе пишем все виды поощрений работнику на основании ст. 191 ТК РФ и нормативных локальных актов, а также перечисляем награды, почетные звания.

Раздел VIII "Отпуск"

Данный раздел содержит информацию о всех отпусках, которые были предоставлены работнику: очередной отпуск, отпуск по уходу за ребенком, отпуск без содержания.

Заполняем вид отпуска, его период, длительность и основание его предоставления.
Отпуск без содержания общей длительностью более 14 дней (ст. 121 ТК РФ) в течение года в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включается, но учитывается в изменениях рабочего года.

Периоды, не включаемые в рабочий стаж на основании с ч. 2 ст. 121 ТК РФ (например, время отсутствия работника на работе без уважи¬тельных причин), отражаются в личной карточке путем изменения даты рабочего года. Основание для этого служат табеля учета рабочего времени, приказы об отстранении сотрудника от работы и пр.

Рабочий год для определения отпуска считается с момента приема работника на работу. Например, с 20 марта 2013 г. по 19 марта 2014 г.

Если работник берет отпуск частями, рабочий год все равно указывается полностью.

"Дата окончания" отпуска – это дата фактического выхода сотрудника на работу, а не запланированный конец отпуска на основании приказа, т.к. работника могут отозвать из отпуска досрочно.

Если граф для отпуска не хватает, заводится "Дополнение к личной карточке работника". Оно представляет с собой шапку и табличную часть раздела, которого не хватает.

Раздел IX "Социальные льготы"

В этом разделе отражаем социальные льготы, предоставляемые работнику на основании законодательства.

Раздел X "Дополнительные сведения"

Этот раздел заполняется по усмотрению руководителя. Сюда можно включить информацию, которую не отразили в других отделах. Например, учеба работника на очно-заочных (вечерних) курсах, данные о работающем инвалиде (на основании справки Медико-социальной экспертной комиссии (далее – МСЭК, ВТЭК), группа инвалидности, и пр. сведения.

Если работник не желает подписывать записи о своем увольнении, инспектор отдела кадров составляет специальный акт.

Изменение сведений о работнике

Если у работника произошли изменения (изменения статуса личной жизни, адреса, паспортных данных и пр.), они указываются его личной карточке и заверяются подписью инспектора и самого работника. При этом старая запись зачеркивается и эту же графу вносится новая на основании новых предоставленных документов.

Менять личную карточку нежелательно по причине того, что трудно собрать все подписи от работника и восстановить его первоначальные данные.

Например, если работник изменил фамилию, то новую можно написать так: зачеркнуть старую, а новую написать сверху или сбоку. Данная запись заверяется подписью работника кадров здесь же.

Документ, на основании которого произошли изменения, можно указать в разделе X в дополнительных сведениях. При этом заверять данную запись работником отдела кадров необязательно.

Можно сделать дополнительный лист для замены страницы. Причем на старой странице ставим пометку, что страница изменена и пишем причину (изменение фамилии). В новой странице также делаем такую пометку.

Как делать исправления в личной карточке по форме Т-2?

Если вы внесли сведения ошибочно, то неверные сведения зачеркиваются, пишутся правильные. Рядом пишем слово "исправлено" и заверяем подписью инспектора отдела кадров и самим работником.

Организацию учета личных карточек на работе и образец смотрите

Бесплатная книга

Скорее в отпуск!

Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку "Получить книгу".