Один в поле не воин: средства для совместной работы онлайн. Выборочная командная работа: Basecamp. Редактирование текста в реальном времени: Etherpad

Гостевой пост от Нины Горбуновой, интернет-обозревателя

Если Вы думаете, что системы для управления проектами - это инструмент, используемый только в крупных компаниях от 500 человек, вы будете сильно удивлены, узнав, что по статистике 70% пользователей подобных систем - малый и средний бизнес (компании от 10 до 300 человек), а также фрилансеры.

Учет времени, возможность эффективного общения внутри команды вне зависимости от местоположения, распределение обязанностей и отчетность - вот те составляющие, без которых невозможно представить совместную работу онлайн вне зависимости от того, сколько человек трудятся над проектом.

При этом, конечно, стоит понимать, что масштабные неповоротливые системы, обслуживающие крупнейшие компании мира, вряд ли приживутся в командах из 7-10 человек. Впрочем, также и крохотный таск менеджер никогда не удовлетворит потребности многоэтажного офиса Google. Поэтому, прежде чем приступать к обзору систем для совместной работы небольших команд, предлагаю определить основные критерии отбора этих самых систем.

Итак, представим, что я руководитель команды веб-дизайнеров из 10 человек.

• Я не стану выкладывать крупные суммы за программное обеспечение, хотя бы потому что на данном этапе я с бОльшей радостью вложу их в новые планшеты. Решение должно быть минимум бесплатным, максимум - предоставляться по разумной цене. Я не хочу получить громоздкую неповоротливую, сложную для внедрения систему. Я хочу быть уверенным в безопасности своих данных.
• Я хочу, чтобы система включала все базовые инструменты, необходимые мне для работы - учет рабочего времени, распределение обязанностей, возможность обсуждения и обмена файлами и генерация отчетов.

Исходя из этих требований, предлагаю обратить внимание на следующие системы, которые могут быть полезны как небольшим командам, так и фрилансерам.

1) Teamer

Начнем с малого. Teamer - это действительно небольшая и, на мой взгляд, довольно простая система для совместной работы.

Словами разработчиков

“Teamer.ru - веб-сервис для организации командной работы над проектами. Прежде всего - над интернет-проектами, хотя вполне может быть использован для планирования каких-то личных дел или ещё чего-то.”

Как работает Teamer

Команда делится на группы по проектам и распределяют между собой задания (тикеты). Пользователи делятся на исполнителей и управляющих, так определяются права доступа к проектам и задачам.

3 основных раздела системы - “где все”, “кто виноват” и “что делать”. Когда задач становится так много, что непонятно, за что браться в первую очередь, выручить может кнопка “Мне повезет”.

Стоимость решения

SaaS версия Teamer предоставляется бесплатно, однако с конца 2012 разработчики обещают начать продажи коробочных версий.

2) Teamlab

Словами разработчиков

“TeamLab - это многофункциональный веб-офис для совместной работы, управления документами и проектами”

Как работает Teamlab

На деле Teamlab представляет собой совокупность 4 модулей - Управление проектами, Управление документами, Совместная работа и CRM. Помимо стандартного набора инструментов для совместной работы, эта платформа предлагает возможность создать собственную базу знаний - корпоративную Википедию, проводить опросы с голосованием, делиться закладками. Более того, Вы можете вести полноценную работу с документами: создавать, редактировать и обмениваться текстовыми документами, таблицами и презентациями без необходимости прибегать к сторонним приложениям. Teamlab можно развернуть не только в качестве SaaS решения, но и на собственном сервере, а также в личном облаке Amazon.

Стоимость

Все 4 модуля Teamlab + 1 Gb рабочего пространства предоставляются бесплатно. Однако если Вашей команде этого становится мало, добавить еще 49 Gb памяти к своему порталу можно за $49 в месяц.

3) Teambox

Словами разработчиков

“Teambox is online project management tool for teams”

Как работает Teambox

На деле Teambox, в первую очередь, представляет собой площадку для активного общения членов команды между собой. Разработчики не скрывают, что при создании системы в качестве примера они брали стиль общения в социальных сетях. В результате участники постят информацию о том, как продвигаются дела в своих статусах в режиме реального времени – точно так же, как это делают пользователи Facebook и Twitter - все обновления отображаются на главное панели. Teambox позволяет формировать списки задач к каждому проекту, видеть ответственных и сроки исполнения, а также синхронизировать все данные с календарем.

Несмотря на то, что проект принадлежит американским разработчикам, система представлена и в русскоязычном интерфейсе.

Стоимость

Сбесплатной версией Teambox Вы получаете 50 Мб дискового пространства и возможность вести 3 проекта одновременно. 6 проектов и 200 Mb рабочего пространства будут стоить уже $12 в месяц.

4) Task Manager Free от Мегаплан

Словами разработчиков

“Task Manager Free - это легкий и удобный онлайн-интерфейс для небольших компаний и частных предпринимателей”

Как работает Task Manager Free

Task Manager от Мегаплан позволяет ставить задачи и объединять их в проекты, контролировать их выполнение, видеть загрузку и оценивать эффективность работы каждого сотрудника, планировать встречи и совещания с коллегами и клиентами, а также использовать все возможности корпоративной почты, не выходя из системы. Ложкой дегтя в этой бочке мегамеда являются лишь серьезные ограничения на использование системы. Скажем, одновременно в Мегаплане может быть только 3 человека online.

Стоимость

Как и следует из названия, Task manager free предоставляется абсолютно бесплатно. Минимальная плата за таск менеджер лайт и его старшего брата начинается от 61 рубля за лицензию.

5) Планфикс

Словами разработчиков

“Планфикс - это простой в освоении и эффективный инструмент управления бизнесом”

Как работает Планфикс

Планфикс - еще один пример того, что минимализм в системах для управления проектами, как правило, уместен. Внутри системы принята очень четкая структура - Проект , объединенные им Задачи и прикрепленное к каждой Задаче Действие . У каждой задачи есть статус (новая, в работе, выполненная и завершенная ), кроме того, к каждой задаче можно прикрепить нужные файлы, задать повторяемость и любое количество исполнителей.

Некоторые действия в Планфикс доступны по email: скажем, ставить задачи и вести по ним переписки сотрудники могут не заходя в систему. Завершают функционал платформы разделы Аналитика и Отчет, позволяющие объективно оценить текущее положение дел по проектам.

Стоимость

Планфикс - бесплатный инструмент. Мотивами своего альтруизма ребята поделились в официальном блоге . Никакого подвоха.

6) Teamtools

Словами разработчиков

“Teamtools - Ваш корпоративный портал”

Как работает Teamtools

Teamtools для небольшой команды - это функциональный таск менеджер, где все участники системы делятся на авторов, исполнителей и соисполнителей (кроме того есть возможность участия “от имени”).
Каждый член команды располагает личным органайзером, в котором отображается вся его активность: задачи, события, файлы и контакты.

Для каждой задачи можно задать статус: черновик, не начата, на исполнении, приемка, завершена. При любом значимом изменении задачи система формирует автоматическое уведомление всем заинтересованным лицам.

К платформе прилагается 1 Gb файлового хранилища, а также возможность просмотра файлов html, xps, doc, docx, xlsx, pdf и редактирование doc и html

Стоимость

Teamtools для небольшой команды стоит 200 рублей в месяц, при этом teamtools для личного пользования предоставляется бесплатно (с ограничениями в функционале)

7) Birdviewproject

Словами разработчиков

“Birdviewproject - система совместной работы и управления проектами ”

Как работает Birdviewproject

Как и в большинстве систем для совместной работы, здесь Вы можете ставить задачи, выбирать исполнителей, группировать их по проектам. Одно из отличий платформы - гибкая система кастомизации. Скажем, есть возможность добавлять собственные поля задач и даже вести учет трудозатрат и тарификации. “Взгляд с высоты птичьего полета” - основная особенность системы, отображенная в названии. В действительности за этим обещанием скрывается возможность детализированного взгляда (Zoom’a) на текущие дела. На панели управления каждый проект отображается в виде небольшой карточки (cм скриншот) и чем выше детализация, тем больше подробностей о текущем состоянии проекта становится доступно Вашему взору.

Стоимость

Бесплатный план Birdviewprojects рассчитан на 1 пользователя, 3 проекта и 3 клиента +100 Mb рабочего пространства. Небольшой команде может подойти план “Стартап” или “Команда” для 3 и 10 пользователей за $9 и $29 в месяц соответственно.

«Люди не являются островами в открытом океане». Это высказывание успешно можно использовать особенно в том случае, если вы - дизайнер или разработчик. Несмотря на существование платных средств, как Basecamp и Zimbra , вы можете использовать ещё и бесплатные, которые, пожалуй, не уступают платным (а порой и обгоняют их).

В этой статье мы рассмотрим 14 бесплатных Web-приложений для совместной работы в сети Интернет. Нужен вам простой редактор с самыми основными возможностями или полнофункциональное приложение для управления проектами, вы сможете обнаружить здесь по крайней мере одно приложение, удовлетворяющее вашим требованиям.

13. Vyew

Vyew очень похожа на Twiddla: с помощью неё можно устраивать конференции, в которых одновременно могут участвовать до 20 человек. Вы можете открывать в общий доступ свои рабочие столы, использовать встроенное средство для захвата экрана. Вместе с тем, вы можете создавать и обмениваться диаграммами с другими участниками конференции с помощью расширения DiagramVyew.

14. Writeboard

Написанное небезызвестной группой энтузиастов 37 Signals, данное приложение - простой способ обмениваться информацией вместе с коллегами. Вы начинаете с созданием собственного рабочего пространства, приглашаете коллег и просто начинаете писать. Ваши коллеги смогут увидеть ваши изменения и правки в режиме реального времени. Вы можете сохранять и отслеживать изменения, создавать новые и откатывать документ к старым версиям.

Что на Ваш взгляд является основной проблемой в условиях удаленной работы? Коммуникация — пожалуй, это первое, что приходит в голову. Представьте, что Вы по ошибке отправили своим сотрудникам неверную информацию или — еще хуже — забыли прикрепить нужный файл. А теперь представьте, сколько времени и усилий Вам потребуется, чтобы объяснить каждому, что это была ошибка и уже после этого отправить на все эти ящики письмо с необходимой информацией!

А что если Ваши удаленные коллеги не разделяют Вашей позиции по текущему проекту и установленным приоритетам? Как вы собираетесь прийти к компромиссу? Ответ прост: единства мнений Вы добьетесь, лишь собрав всю свою команду в одном месте. К счастью, всех этих проблем можно избежать, используя онлайн системы для совместной работы.

Подобные решения для совместной работы способны не только значительно сократить дистанцию между теми, кто работает над проектами из разных концов страны, но и предоставляет возможность хранения, редактирования и обмена файлами — в одном месте и в реальном времени!

Чтобы немного сэкономить Ваше время, мы предоставляем обзор 10 систем для управления проектами, функциональность которых производит наибольшее впечатление. Забудьте о проблемах, с которыми Вы сталкивались раньше, ведь теперь Вам останется лишь выбрать наиболее подходящую онлайн платформу и зарегистрироваться на раз-два-три!

Работа в Assembla построена на базе тикетов. Это значит, что сотрудники, работающие удаленно, получают тикеты с заданиями от менеджера проекта. Сперва это может показаться немного странным, но, разобравшись с системой, многие пользователи находят именно этот метод распределения обязанностей очень удобным. Система тикетов напоминает форум, в котором сотрудники обсуждают конкретные вопросы, а главным модератором выступает менеджер проекта. Также Assembla предоставляет встроенную корпоративную энциклопедию Wiki, которая обеспечит в компании единство мысли и замотивирует пользователей читать инструкции, написанные коллегами.

Teamlab — это бесплатная система для совместной работы онлайн, ориентированная в первую очередь на малые и средние компании. Работать в Teamlab — это все равно, что иметь собственную социальную сеть для бизнеса. Вы можете не только вести корпоративный блог, доступный всем сотрудникам, но и за считанные минуты узнать мнение коллег по тому или иному вопросу, устроив публичный опрос и даже голосование. Кроме того, сотрудники самостоятельно могут создавать ветки на форумах так, что никто не остается без участия. Все новости компании анонсируются на главной странице в «Сообществе», а значит, информированность работников благодаря системе оповещения Teamlab стремится к 100%

Опять же, встроенный клиент мгновенных сообщений позволяет обсуждать насущные вопросы, не выходя из портала. Особенно удобным представляется то, что все сотрудники изначально занесены в контактный лист, а это значит, что Вам не придется проводить несколько часов, принимая и отклоняя заявки на «добавление в друзья»

Созданный чикагскими разработчиками 37 signals, Basecamp фокусируется в первую очередь именно на эффективной коммуникации. Вместо того, чтобы рассылать информацию нескольким пользователям, менеджер проекта может просто опубликовать сообщение прямо в Basecamp, сделав его доступным для всех сотрудников. Таким образом Basecamp позволит Вам избежать всей этой волокиты с длинными историями сообщений от каждого пользователя.

Что касается обмена файлами, Basecamp поддерживает все наиболее распространенные форматы, начиная с документов MS Word, заканчивая всевозможными изображениями. При загрузке файла с таким же именем, существовавший документ не будет удален безвозвратно — система отправит его в архив, заменив на более новую версию так, что при необходимости пользователи могут обратиться к истории внесенных исправлений.

Как и любая другая онлайн система для совместной работы, Central Desktop позволит Вам работать, где бы Вы ни находились и до тех пор, пока рядом есть Интернет-соединение. С этим решением, основанным на облачных технологиях, Вы сможете работать в условиях, которые устраивают именно Вас.

Пользователи получают доступ к учету рабочего времени, возможность проводить веб-конференции онлайн(что имеет колоссальное значение для любого коллектива), встроенный клиент для обмена мгновенными сообщениями, а также редактор документов (типа Google)

Но, пожалуй, самая оригинальная возможностьCentral Desktop — это быстрые публикации, аналогичные постам в Twitter, позволяющие сотрудникам вносить обновления, сделанные по проектам на всеобщее обозрение. Ну и, конечно, форумы, на которых ведется обсуждение текущих вопросов, никогда не утратят своей ценности для тех, кто работает в разных временных зонах.

Если Вы ярый фанат Wiki, то освоение Confluence не составит для Вас труда! У этой системы действительно много общего со всем известной свободной энциклопедией: возможность создания контента, редактирования и обсуждения, «умный» поиск информации и многое другое. Обмен файлами организован по принципу drag and drop (перетаскивания). В отличие от остальных систем для управления проектами, Confluence максимально сфокусирован на файлообмене, что безусловно является ключевым моментом в крупномасштабных проектах с большим количеством документации.

Как и в WordPress, здесь есть множество плагинов, которые пользователи без труда установят на свои системы, но самым весомым аргументом «ЗА» Confluence является возможность интегрировать платформу с Microsoft Office. Согласитесь, это много.

Ящик с входящим сообщениями совсем выбился из рук? Teambox решит эту проблему, как бы подсказывая, на что нужно обратить внимание и как расставить приоритеты.

Teambox, также как и Central Desktop, шагает в ногу со временем и перенял некоторые возможности у Facebook. Например, пользователи могут публиковать статусы с той только разницей, что касаться они будут их рабочего прогресса. Teambox — возможно, одна из немногих онлайн систем, с которой Вам не придется долго искать необходимую информацию или файл. Здесь все настолько просто, что интуиция сама подскажет Вам, на какую кнопочку нужно нажать.

С удовольствием возьмет на себя проблему времени, потраченного впустую, ведь каждый из нас знает о том, что время — ключевой фактор в бизнесе и зачастую руководителю необходимо знать, на что потрачена каждая минута.

Итак, ключевая возможность Timedoctor — это мониторинг деятельности удаленный работников посредством… скриншотов! Кому-то этот метод может показаться нарушением личного рабочего пространства, но никто не станет отрицать того, что система работает он безотказно. Автоматическое генерирование ежедневных отчетов, список посещаемых сайтов, используемых приложений и множество других возможностей, которые позволят отследить малейшее действие на конкретном компьютере. Если Вы хотите иметь отчет о каждой потраченной вашим работником минуте, то Timedoctor — это то, что Вы ищете.

• Перевод

Управлять наёмными рабочими и распределенными проектами - это просто и весело. Стоп, что за чушь? На помощь приходит хороший контроль версий - именно то, что вам нужно, чтобы правильно вести ваши проекты.

Представьте, что у вас своя веб-студия. Быть может, это лишь вы и еще пара людей. Из-за столь небольшого состава вы часто прибегаете к помощи наёмных рабочих (субподрядчиков). Благодаря этому, вы можете браться за большее количество проектов, зарабатывать больше денег и аккуратно масштабировать свой бизнес. Однако управление даже небольшим количеством наёмных рабочих требует большого напряжения и сил. На определенном этапе вы столкнетесь с тем, что субподрядчик не выполняет свои обязанности в срок, не соблюдает ваши стандарты качества, или, что еще хуже, исчезает, так и не завершив работу. Вам могут помочь тщательные проверки данных, твердые соглашения и активный менеджмент. А технологии, в свою очередь, могут улучшить совместную деятельность для того, чтобы ваши проекты всегда были под контролем. Встречайте - Subversion.

Subversion создает благоприятные условия для совместной работы

Subversion (SVN) - это система контроля версий, которая позволяет хранить и следить за изменениями вашего кода, совместно использовать файлы проекта и предоставлять к ним доступ. Это очень просто. Вы пишете код и отправляете (commit) его в ваш SVN-репозиторий (место, в котором хранятся файлы проекта). Участники вашей команды могут скачать эти файлы, посмотреть, что вы сделали, внести свои изменения и затем, снова отправить эти изменения SVN-репозиторию. Каждый такой «commit» считается ревизией. SVN отслеживает эти ревизии и присваивает им номера, так что вы всегда можете «откатиться» к предыдущей версии вашего кода.

Видимость - это хорошо

Благодаря Subversion, все участники вовлечены в проект: как только кто-то вносит изменения, остальные сразу могут их увидеть (см. ниже Необходимые инструменты ). Если у вас надежные субподрядчики, вы не будете лишний раз волноваться. Однако, при работе с непроверенными людьми, такая видимость позволяет избежать всех разногласий, проблем в проекте и ошибок в коде до того , как настанет время принимать работу.

Пусть SVN будет обязательным

Если субподрядчики действительно хотят сотрудничать с вашей студией, заставьте их следовать вашему рабочему процессу и использовать те же средства. Различия могут серьезно затруднять деятельность небольших компаний, особенно компаний по работе с клиентами.

Некоторые наёмные рабочие, быть может, захотят отправить вам результаты работы. zip-файлом по почте или выложить их на удаленном сервере, чтобы вы скачали и посмотрели. Это, конечно, хороший способ, но так принадлежащий вам код находится за пределами вашей организации. Фактически, вы теряете контроль над проектом. Каково же решение? Сделайте SVN частью вашего рабочего процесса. Помимо обычных преимуществ, вроде версионности и одновременной работы множества людей над проектом, SVN заставляет ваших субподрядчиков быть более ответственными, а также позволяет держать код и файлы для ваших клиентов под контролем и в вашей собственности.

Поскольку вы - наниматель, вы имеете полное право оговорить правила сдачи, используемые средства, а также когда и как работа должна быть сделана. Ваши субподрядчики оценят серьезный рабочий процесс и будут более ясно осознавать, что действуют вместе с вами.

Есть ли исключения из этого правила?

Процесс не должен быть применен только потому, что это процесс. В зависимости от уровня ответственности наёмного рабочего, вы можете решить не включать его в ваш SVN. А когда это сделать - вы увидите сами.

Установите ожидания

Каждый использует Subversion по-разному. Кто-то любит отправлять изменения проекта по несколько раз за день. Другие же предпочитают работать над проектами и отправлять изменения в конце рабочего дня. Многое зависит от типа проекта, над которым вы работаете, а также от количества людей, работающих над одним и тем же кодом. Я обнаружил, что чем ближе завершение проекта, тем больше изменений, происходящих в течение короткого периода времени. На этом этапе я отправляю изменения в SVN чаще.

Установите, насколько часто вы ожидаете обновлений от ваших наёмных работников. Я рекомендую не менее одного раза в день, пока они работают над проектом.

Плюсы и минусы

Мы ведь не просто получаем больше управления в свои руки? Конечно. Теперь вы можете оценивать качество и количество выполняемой субподрядчиками работы за определенное время. Вы способны быстро оценивать продуктивность ваших наёмных рабочих, и им это тоже полезно - вам не нужно приставать к ним с просьбами закончить работу, пока вы работаете вместе.

Субподрядчики могут беспокоиться, что при таком порядке им не заплатят за работу. Ведь, действительно, если у вас последняя версия их исходных кодов, что мешает вам присвоить себе работу, не заплатив при этом. Subversion, сама по себе, не разрешает данную ситуацию, хотя мошенничество может иметь место при любой другой организации рабочего процесса. Убедитесь, что в вашем контракте четко описаны правила сдачи и порядок оплаты работы. В интернете полно ресурсов, где вы можете узнать, как правильно составлять контракт, чтобы полностью защитить себя. Если вы все еще работаете с субподрядчиками без контракта, вам впору задуматься о том, все ли правильно вы делаете.

Необходимые инструменты

Чтобы начать пользоваться SVN и понять её основы, прочтите статью «I Wonder What This Button Does » автора Mike West. Ещё один хороший и бесплатный ресурс - O’Reilly «Version Control with Subversion ». Не забудьте прочитать хороший обзор по работе с SVN в главе Фундаментальные понятия .

SVN, сама по себе, может быть сложной при попытках управлять пользователями с различными правами доступа. К примеру, вы наверняка захотите, чтобы ваш субподрядчик имел доступ только к тому проекту, над которым он работает, а не ко всему репозиторию. Для упрощения работы с репозиторием и управлением пользователями я рекомендую Warehouse , веб-интерфейс к Subversion от Active Reload . Warehouse позволяет вам легко управлять репозиторием, следить за изменениями, и, самое важное, добавлять пользователей и устанавливать им права доступа. Управление пользователями в SVN может быть довольно утомительным, но, благодаря данному интерфейсу, вы можете легко добавлять и удалять их. Он также предоставляет RSS-ленту с изменениями репозитория, которая позволит вам и вашей команде отслеживать файлы, над которыми ведется работа в данный момент, а также все изменения, происходящие в системе. Существуют также решения, использующие свой хостинг, например, Beanstalk . Они будут располагать у себя ваш SVN-репозиторий и предоставлять пользовательский интерфейс к нему.

Хотя я настоятельно призываю людей сначала научиться пользоваться SVN из командной строки, вы также можете попробовать новое приложение под Mac OS X - Versions (в настоящее время в бета-версии). Оно предоставляет графический интерфейс к большинству команд SVN.

Встраивание в текущую работу

Добавление Subversion в ваш текущий рабочий процесс не должно происходить со скрежетом. При наличии определенных навыков, можно соединить SVN с вашими инструментами управления проектами. Существуют так называемые «события репозитория», при возникновении которых, SVN позволяет запускать любые ваши скрипты. Например, скрипт, который будет писать новое сообщение в приложение-чат