Выборочная инвентаризация склада инструмента с чего начать. Ревизия на складе

Товар на складе надо время от времени пересчитывать для сопоставления показаний компьютера и реальных данных. Расхождения могут быть вызваны целым рядом причин, и воровство не обязательно будет на первом месте. Это и пересортица, и естественная убыль, и брак с боем.

Процесс пересчета материальных ценностей на складе называется ревизией или инвентаризацией, кому как больше нравится.

Оба эти процесса призваны сравнить реальное и документальное состояние склада, выявить недостачу или излишки товара на складе. В моей практике слово «инвентаризация» обычно применяют, при пересчете оборудования, мебели, техники и прочего имущества компании. А «ревизия» проводится именно в контексте пересчета товара на складе, которым торгует фирма. Кроме этого при ревизии, как правило, может быть проверена кассовая дисциплина, фактическое наличие денег.

В этой главе мы подробно рассмотрим вопрос проведения ревизии на складе.

Начнем с организационных вопросов.

1. Пока считается склад, в программе не должны создаваться новые приходные или расходные документы. Дело в том, что документ «Ревизия» запоминает остатки товара при создании, и они не должны меняться до проведения ревизии.
2. Из первого пункта вытекает и необходимость отгрузить все Расходы и принять все Приходы проведенные в программе (ну или не пересчитывать этот товар).

Физически пересчет товара можно осуществлять либо с помощью ревизионных ведомостей, либо с помощью терминалов сбора данных (ТСД).

Теперь посмотрим, как создать новую ревизию в программе. Для этого зайдите в меню «Склад»-«Ревизия». Откроется журнал ревизий, проводившихся на этом складе.

При нажатии кнопки «Создать» откроется мастер создания новой ревизии.

В этом диалоге можно выбрать основные параметры создаваемой ревизии. Такие как:

1. Тип цен. В приходных или расходных ценах будет считаться недостача (или излишки) по ревизии.
2. Фильтр по товарам. Можно посчитать все товары на складе, или определенную группу/матрицу. Обычно по частям пересчитывают магазины, чтобы не закрывать их полностью на время ревизии.
3. Галочку «Заполнить реальные данные значением остатков» удобно ставить, если вы проводите ревизию по распечатанным ведомостям. В этом случае вам не придется вносить фактическое количество каждого товара, достаточно просто указать расхождения. В случае, если ревизия считается при помощи ТСД, то эту галочку ставить нельзя.
4. Ревизионный период задается автоматически. От следующего дня прошлой ревизии – до дня проведения текущей ревизии. Этот период используется для подсчета итогов проведения ревизии, и при необходимости его можно заменить.

Созданная ревизия в программе выглядит так:

Сиреневым цветом шрифта отмечены позиции, в которых не совпадают документальные и фактические остатки. Розовым цветом фона отмечается позиция, в которой уже поменяли фактический остаток.

Разберем подробнее значение столбцов в табличной части ревизии.

«Наименование товара» – тут все понятно.

«Цена за единицу» - цена, по которой будут подсчитаны излишки и недостача. Является ориентировочной, так как при проведении ревизии будет заменена на партионную цену позиции.

«Остаток на начало» – количество товара на утро начала ревизионного периода. Информационное поле, позволяющее прикинуть оборот считаемого товара.

«Общий приход» – количество поступившего на склад товара в течение ревизионного периода.

«Излишки» – количество излишек текущего товара, оприходованное в течение ревизионного периода. С помощью этого поля удобно выявлять пересортицу. Обратите внимание, значение столбца «Общий приход» включает в себя «Излишки».

«Расход за период» - количество товара, ушедшего со склада за ревизионный период.

«Документальный остаток» - количество и сумма остатка по учетным данным на момент ревизии.

Пользователю остается только заполнить поле «Фактический остаток» реальным значением, либо выгрузить данные из ТСД. При внесении фактического остатка соответствующие строки будут выделяться розовым цветом. Это удобно, если фактический остаток уже заполнен и пользователь вносит только коррективы.

Поля «Излишки/Недостача» Меркурий заполняет автоматически. Следует учитывать, что сумма недостачи (или излишков) в проведенной ревизии может отличаться от суммы в этих полях. Это происходит потому, что недостача списывается с остатков по партионной цене (приходной или расходной), а она могла меняться в течение ревизионного периода.

После того, как все фактические остатки внесены и проверены, можно нажать кнопку «Провести». Процедура проведения ревизии создает два подчиненных документа: приход излишков и расход недостачи.

Зачастую организации по причине отсутствия собст-венного склада передают имущество на хранение другим компаниям, имеющим в своем распоряжении складские помещения. В свою очередь последние обязаны обеспечить сохранность переданного им имущества, что достигается посредством проведения инвентаризации. О порядке проведения инвентаризации имущества у организации-хранителя пойдет речь в этой статье.

Юридическая сторона вопроса

Для начала рассмотрим основные положения, регламенти-ру-ющие принятие имущества на склад ответственного хранения. Действующее законодательство РФ практически не содержит отдельных нормативных правовых актов, посвященных именно складской деятельности. Тем не менее, согласно гражданскому законодательству, складскую деятельность можно разделить на собственно хранение и хранение на товарном складе (складское хранение).

Складское хранение, в отличие от просто хранения, всегда возмездный договор. Причем заключение договора должно быть подтверждено складской квитанцией, простым или двойным складским свидетельством(1). Договор складского хранения является публичным договором, то есть товарный склад, который в обязательном порядке должен быть юридическим лицом, обязан принять на хранение товар и, соответственно, заключить договор с каждым, кто изъявит такое желание(2).

По договору складского хранения товарный склад (хранитель) обязуется за вознаграждение хранить товары, переданные ему товаровладельцем (поклажедателем), и возвратить эти товары в сохранности (3). При передаче имущества на хранение право собственности на него к хранителю не переходит (4).

Документальное оформление хранения

Прием имущества на ответственное хранение оформляется Актом о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение по форме № МХ-1(5), служащим основанием для отражения имущества в бух-галтерском учете хранителя.

Подпись хранителя на акте свидетельствует о согласовании количества и ассортимента ТМЦ, подлежащих хранению, и принятии данных ТМЦ на хранение. В свою очередь, при возврате имущества собственнику со-ставляется Акт о возврате то-вар-но-материальных ценнос-тей, сданных на хранение (форма № МХ-3)(6), который будет являться основанием для списа-ния с бухгалтерского учета иму--щества, принятого на хране-ние. После получения имущест-ва, сданного на хранение, това-ро-владелец должен подтвердить отсутствие претензий к орга-низации-хранителю, поставив под-пись в Журнале учета товар-но-ма-териальных ценностей, сдан-ных на хранение (форма № МХ-2)(7).

Бухгалтерский и налоговый учет хранения

Как уже отмечали, имущество при передаче на хранение складу остается собственностью поклажедателя, соответственно, оно не может быть отражено в балансе организации-хранителя. Ор-га-низация-хранитель отражает указанное имущество на специально предназначенном для этого забалансовом счете 002 «То-вар-но-материальные ценности, принятые на ответственное хранение»(8).
Важно помнить, что переданное имущество учитывается в ценах, предусмотренных в при-е-мо-сдаточных актах. Аналитический учет организуется таким образом, чтобы обеспечить получение информации по поклажедателям, видам, сортам, местам хранения.
Таким образом, основным моментом при принятии иму-щества на хранение является определение стоимости имущества, которая будет отражена в документах, при этом стоимость имущества необязательно должна совпадать с фактической стоимостью по данным покла-же--да-теля.

В связи с этим необходимо иметь в виду, что при определении убытков, причиненных поклажедателю утратой, недостачей или повреждением вещей и возмещаемых хранителем, при-нимаются во внимание цены, существовавшие в том месте, где обязательство должно было быть исполнено, в день добровольного удовлетворения должником требования кредитора (если требование добровольно удовлетворено не было, — в день предъявления иска)(9).

Из вышеизложенного следует, что при возмещении убытков необходимо будет также руководствоваться именно «согласованной» стоимостью имущества, указанной в договоре между поклажедателем и хранителем. И по этой же стоимости имущество должно приниматься и списываться со счета 002 при возврате либо в случае обнаружения недостач по итогам инвен-та-ризации.
Выручка от оказания услуг по хранению имущества признается организацией доходом от обычных видов деятельности в сумме, согласованной сторонами в договоре(10), которая отражается по дебету счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в корреспонденции с кредитом счета 90 «Продажи», субсчет 90-1 «Выручка». Одно-вре-менно себестоимость оказанных услуг списывается со счета 20 «Основное производство» в дебет счета 90 субсчет 2 «Себестоимость продаж»(11).

В налоговом учете деятельность склада признается оказанием услуг(12), что является объектом обложения НДС (13). Сумма вознаграждения, причитающегося организации по договору хранения (без учета НДС), признается доходом от реали-зации (14).

Порядок инвентаризации имущества, переданного на хранение

Фактическое наличие имущества, учитываемого на забалансовых счетах, так же, как и имущества, отражаемого на балансе организации, подтверждается результатами инвентаризации. Порядок проведения инвентаризации регламентирован Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств(15). В соответствии с Мето-дичес-ки-ми указаниями № 49:

• инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущест-ва, не принадлежащие орга-низации, но числящиеся в бухгалтерском учете, в част-ности, находящиеся на ответственном хра-нении(16);
• одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении(17).

Поскольку Методические указания № 49 не регламентируют конкретный порядок проведения инвентаризации имущества, находящегося на забалансовых счетах, можно сделать вывод о том, что организации-хранителю необходимо применять общий алгоритм проведения инвента-ризации для аналогичного имущества.

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководите-лем организации по форме № ИНВ‑22(18), в которой указывается содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации проверяемого объекта, а также состав инвентаризационной комиссии(19). Далее приказ регистрирует-ся в журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ‑23)(20). Однако необходимо учитывать обязательные случаи проведения инвентаризации в орга-низации-хранителе (21):

• перед составлением го-довой бухгалтерской от-чет-ности;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения или порчи иму-щества;
• в случае чрезвычайных ситуаций;
• при ликвидации или ре-организации компании.

Отметим, что хранитель обязан принять все предусмотренные договором хранения меры для того, чтобы обеспечить сохранность переданной на хранение вещи (22). Кроме того, хранитель обязан возвратить поклажедателю ту самую вещь, которая была передана на хранение, если договором не предусмотрено хранение с обезличением. При этом вещь должна быть возвращена хранителем в том состоянии, в каком она была принята на хранение, с учетом ее естественного ухудшения, естественной убыли или иного изменения вследствие ее естественных свойств(23).

Таким образом, проведение инвентаризации, порядок которой устанавливается руководителем организации-хранителя, способствует выполнению выше-перечисленных требований договора хранения, поскольку по-средством инвентаризации вы-является фактическое наличие имущества и сопоставляется с данными бухгалтерского учета, а также проверяется полнота отражения в учете обязательств(24).

В то же самое время стороны договора могут дополнительно предусмотреть периодичность, конкретные сроки и порядок проведения инвентаризации, в том числе прописать условие о возможности участия поклажедателя (его представителя) в проведении инвентаризации. Инвентаризации могут проводиться как в полной форме, то есть по всей номенклатуре имущества, так и в виде выборочной инвента-ризации.

Кроме этого, склад обязан предоставлять товаровладельцу во время хранения возмож-ность осматривать товары или их образцы(25). Как уже упоминалось, имущество на хранении проверяется в том же порядке, что и имущество, принадлежащее организации на праве собственности. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Для этого руководитель создает условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки(26).

В связи с чем по материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

Документы при инвентаризации

Сведения о наличии имущества в ходе инвентаризации заносятся в описи или акты(27), являющиеся первичными учетными документами. Поэтому необходимо как можно точнее вносить в описи сведения о фактическом наличии имущества. При этом на имущество, находящееся на ответственном хранении, составляются отдельные инвентаризационные описи по соответствующей форме № ИНВ‑5(28). В описи указываются наименование и единицы измерения материальных ценностей, поставщик (получатель), место хранения и дата принятия на ответственное хранение, а также фактическое и учетное наличие ценностей по данным бухгалтерского учета.

Этот документ также преду-сматривает включение в него расписки материально ответст-венного лица, отвечающего за сохранность указанных ценностей. В ходе инвентаризации записи в опись делают ответст-венные лица инвентаризационной комиссии на основании проверки и пересчета ценностей в натуре.

Однако необходимо иметь в виду, что на основные средства опись составляется по форме № ИНВ‑1. А поскольку на основные средства на ответственном хранении составляется отдельная опись, то она также будет формироваться по форме ИНВ‑1. В данной описи необходимо будет дать ссылку на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение(29). Указанные описи по формам № ИНВ‑1 и № ИНВ‑5 составляются в двух экземплярах на основании фактических данных и под-писываются ответственными лицами инвентаризационной комиссии и материально ответ-ственными лицами. При этом один экземпляр описи передается в бухгалтерию, второй оста-ется у материально ответст-венных лиц.

В общем случае для отражения результатов инвентари-зации имущества, по которому обнаружены отклонения от учетных данных, формируют сли-чительные ведомости по фор-мам № ИНВ‑18 (для основных средств и нематериальных активов) и № ИНВ‑19 (для то-варно-материальных ценностей). В указанных ведомостях отражаются расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Сличительная ведомость составляется бухгалтером в двух экземп-лярах, один из которых хранится в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу.

В то же время на ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете как находящиеся на ответственном хранении, составляются отдельные сличительные ведомости. Отметим необходимость соб-людения правил составления отдельных описей и сличительных ведомостей по имуществу на ответственном хранении. В противном случае существует риск доначисления налога на прибыль, поскольку налоговики сочтут выявленные в ходе проведенной инвентаризации излишки внереализационным до-хо-дом(30). Представив соответст-вующую до--ку-ментацию, хранитель сможет доказать неправомерность вклю-чения стоимости имущества, не принадлежащего организации, в доходы при расчете налога на прибыль(31).

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете(32). При этом суммы выявленных недостач имущества по итогам инвентаризации указываются в сличительных ведомостях в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете (33). То есть в соответствии с той стоимостью, которая указана в первичных учетных документах на передачу имущества на хранение (форма № МХ-1).

Отражение результатов инвентаризации

В бухгалтерском учете при выявлении недостачи имущества производится списание его стоимости с забалансового счета. Возникновение задолженности организации перед поклаже-да-телем по возмещению ущерба отражается записью по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» на дату признания претензии по-клажедателя(34).

Впоследствии инвентаризационная комиссия устанавливает причины выявленных расхождений, в зависимости от которых в случае выявленной недостачи бухгалтер сделает одну из следующих записей:
1) ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94
- сумма недостачи отнесена на виновных лиц;
2) ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 94
- сумма недостачи отнесена на финансовые результаты организации.
При этом ущерб, причиненный утратой, недостачей или повреждением имущества покла-жедателя, по согласованию между сторонами может возме-щаться как путем непосредственной оплаты поклажедателю стои-мости утраченного имущества, так и приобретением для поклажедателя аналогичных ценностей.

Пример

Согласно условиям договора хра-нителю в марте были переданы материалы стоимостью 350 000 руб. По итогам проведенной инвентаризации в мае хранитель выявил недостачу материалов на сумму 50 000 руб. Хранитель на основа-нии предъявленной поклажедате-лем претензии в этом же месяце возместил ущерб в размере стоимости недостающих материалов. По данному факту было возбуждено уголовное дело, однако в июне хранитель получил постановление о приостановлении следствия в связи с тем, что не установлено лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого.

ДЕБЕТ 002

КРЕДИТ 002
- 50 000 руб. — в мае списана с учета стоимость недостаю-щего имущества;
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 76

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 51
- 50 000 руб. — произведена оплата поклажедателю по претензии;
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 94
- 50 000 руб. — в июне сумма ущерба учтена в составе прочих расходов.

Пример

Воспользуемся данными предыдущего примера, однако установим, что согласно договору в счет возмещения ущерба хранитель передает поклажедателю аналогичные материалы, приобретенные на стороне. Стоимость приобретения этих материалов составила 64 900 руб. (в т. ч. НДС — 9900 руб.).
В бухгалтерском учете хранителя данные операции будут отражены следующим образом:
ДЕБЕТ 002
- 350 000 руб. — в марте приняты материалы на ответственное хранение;
КРЕДИТ 002
- 50 000 руб. — в мае списана с учета стоимость недостающего имущества;
ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 60
- 64 900 руб. — оприходованы приобретенные на стороне материалы с включенной в стоимость суммой НДС как приобретенные для операций, не облагаемых НДС;
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 76
- 50 000 руб. — отражена сумма ущерба, подлежащего возмещению поклажедателю, согласно выставленной претензии;
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 94
- 50 000 руб. — в июне сумма ущерба учтена в составе прочих расходов;
ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 41
- 64 900 руб. — переданы материалы поклажедателю;
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 41
- 14 900 руб. (64 900 - 50 000) — разница между стоимостью приобретенных и переданных поклажедателю материалов отнесена в состав прочих расходов.

Во втором примере хранитель приобрел материалы на стоимость большую, чем сумма признанного ущерба. В случае если хранитель приобретет материалы по стоимости на сумму меньшую, чем в претензии, то в бухгалтерском учете будет отражена следующая проводка:
ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 91
- отражена оставшаяся сумма ущерба, подлежащая возмещению.

Если рассматривать такую ситуацию как соглашение об отступном(35), то реализация товара по соглашению об отступном является объектом обложения по НДС (36). Соответственно, при передаче поклажедателю имущества хранитель должен начислить НДС и имеет право принять сумму НДС к вычету.

Проведение инвентаризации товаров и других материальных ценностей регулируется законодательством. Однако учесть дух и букву правил при реальной инвентаризации ТМЦ на складе и в магазине не всегда просто. Как проводить инвентаризацию, читайте в нашем материале.

Общие правила проведения инвентаризации на складе

Проведение инвентаризации товаров на складе - процедура масштабная и трудоемкая, но необходимая для корректного учета остатков на складе и управления продажами. Порядок инвентаризации материальных ценностей должен быть в подробностях известен вашему бухгалтеру, но вам нужно, как минимум, знать общие правила инвентаризации склада, чтобы проконтролировать процесс и результат.

Есть специальные организации, которые оказывают услуги инвентаризации на аутсорсинге. Вы можете обратиться к ним - если, конечно, у вас есть на это лишние деньги. Если же каждая копейка на счету, вполне реально провести инвентаризацию запасов на складе своими силами.

Периодичность инвентаризации в магазине и на складе устанавливается в учетной политике, которую вы переутверждаете ежегодно. Плановые инвентаризации ТМЦ рекомендуется проводить не реже раза в месяц. Одна инвентаризация в год - перед составлением годовой отчетности - для вас неизбежна. Кроме того, вам придется проводить ревизию в обязательном порядке при передаче имущества в аренду, его продаже или выкупе, при смене материально ответственных лиц, при реорганизации компании. Самые печальные поводы для обязательной инвентаризации склада - выявление порчи или кражи и форс-мажорные ситуации вроде пожара или наводнения.

Кроме того, вы можете устраивать внезапные проверки, чтобы держать в тонусе ваших сотрудников и обеспечивать постоянный порядок на складе. В отличие от периодических инвентаризаций, внеплановые проводятся без предупреждения и предварительной подготовки работников склада.

Учитывайте, тем не менее, что инвентаризация товаров и материалов на складе стоит вам живых денег. Если она организуется в рабочее время:

• ваши сотрудники заняты проверкой вместо основной работы;
• товары, которые вы инвентаризуете, нельзя комплектовать в заказы, отгружать клиентам или отправлять со склада в магазин на продажу;
• заказывать на день инвентаризации новые поступления тоже, по сути, нельзя, чтобы не спутать результаты инвентаризации остатков на складе.

Если же вы наметили проведение инвентаризации товаров на нерабочее время - например, на выходные, - придется выплатить сотрудникам сверхурочные. Поэтому не стоит увлекаться слишком частыми внеплановыми инвентаризациями - лучше грамотно подобрать персонал и наладить автоматизированный учет .

Приказ о проведении инвентаризации товаров на складе

Для начала вам нужно издать приказ об инвентаризации материальных ценностей на складе по готовой форме ИНВ-22 и внести его в журнал учета контроля приказов об инвентаризации по форме ИНВ-23. В приказе фиксируются проверяемые объекты, сроки инвентаризации и состав инвентаризационной комиссии. Вы и ваш главбух, если он есть, обязательно должны входить в эту комиссию. Также в нее включаются материально ответственные лица. Составляйте список с учетом того, что во время инвентаризации продукции на складе все члены комиссии должны быть в сборе. Если кто-то будет отсутствовать, результаты инвентаризации будут недействительны.

Далее нужно проверить, чтобы до начала инвентаризации на складе документы на товары были проверены, учтены бухгалтерией и внесены в систему автоматизации. Если еще на этой стадии выявятся какие-либо расхождения между планом и фактом, материально ответственные извещают об этом инвентаризационную комиссию. В противном случае материально ответственные выдают расписку, о том, что все документы в порядке, председателю инвентаризационной комиссии, то есть вам. Вы же визируете все приходные и расходные документы, отмечая на них «до инвентаризации на такое-то число».

Дальше инвентаризационная комиссия определяет план проверки, то есть отмечает, кто, в каких зонах и в какие сроки проводит инвентаризацию товаров. Если склад у вас большой, а то и вовсе несколько складов, инвентаризационная комиссия может не пересчитывать все собственноручно, чтобы не затягивать процесс, а назначить на каждом участке рабочие (счетные) комиссии из ваших сотрудников. Каждая счетная комиссия проходит инструктаж, после чего инвентаризует свой участок и отчитывается перед большой инвентаризационной комиссией.

Если вы проверяете не весь ассортимент, а какую-то его часть в рамках выборочной инвентаризации, убедитесь, что весь проверяемый вами товар собран в одном месте. Кстати, перед началом инвентаризации нужно опломбировать запасные входы-выходы.

Проведение инвентаризации на складе

Комиссия физически пересчитывает материальные ценности на складе и ведет инвентаризационную опись ТМЦ по форме ИНВ-3 . Если на вашем складе есть товары, переданные на ответхранение, то они подсчитываются отдельно. Для них составляется опись по форме ИНВ-5. Описи нужно заполнять ручкой, причем очень внимательно, чтобы не переделывать заново, ведь исправлять их практически нельзя. Если нужно все же внести поправки, неверная запись зачеркивается строго одной чертой, поверх нее пишутся правильные данные. Незаполненных строк в описях быть не должно, пустые строки в конце документа перечеркиваются.

При выявлении просроченных или неходовых товаров их учитывают отдельно. На испорченные товары заполняется акт о порче, бое по форме ТОРГ-15 . Кроме того, данные о таких товарах, не подлежащих продаже, заносятся в акт о списании по форме ТОРГ-16 , на основании которого они будут потом сняты с учета.

Примечание
Уважаемые читатели! Для представителей малого и среднего бизнеса в области торговли и услуг мы разработали специальную программу "Бизнес.Ру", которая позволяет вести полноценный складской учет, торговый учет, финансовый учет, а также имеет встроенную CRM систему. Имеются как бесплатный, так и платные тарифы.

Ручная инвентаризация возможна, если у вас небольшой склад, где подсчитать товары можно за ночь. В других случаях не обойтись без технологий. Автоматизированный подсчет товаров при инвентаризации склада повышает качество проверки и точность информации. Члены комиссии сканируют коды на упаковках с помощью сканеров штрихкодов, и данные о товаре напрямую поступают в программу автоматизации. Вмешательство пресловутого человеческого фактора сведено к минимуму, поскольку данные и заносятся в систему, и анализируются автоматически. Для того чтобы установить персональную ответственность, можно закрепить каждый сканер штрихкодов за конкретным сотрудником с помощью личных паролей. В этом случае в системе отразится не просто общий итог, а информация о действиях каждого.

Во время инвентаризации нужно проверять товары внимательно. Нельзя сканировать штрихкоды вслепую, нужно обязательно сличать название на дисплее сканера и на товаре, чтобы выявить ошибки в маркировке товара, если они есть. Если часть товаров хранится в неповрежденных заводских упаковках, их допускается учитывать по количеству, указанному на упаковке, но несколько «порций» такой продукции все равно нужно выборочно вскрыть для проверки. Навалочные товары проверяются по обмеру и техническим расчетам. Если они принимались от поставщиков по теоретическому весу или метражу, то так же и инвентаризуются. Чего точно не стоит делать, так это заполнять инвентаризационные описи со слов материально ответственных лиц, без реального пересчета товаров. С таким же успехом можно и вовсе не проводить инвентаризацию.

Поступление или выбытие продукции во время инвентаризации склада

Практики утверждают, что уже учтенную продукцию можно сразу после ее подсчета инвентаризационной комиссией передавать в магазин или для комплектации клиентских заказов. Такой подход позволяет уменьшить время простоя и удовлетворить покупателей даже при инвентаризации, но несет в себе дополнительные риски. Вы не сможете точно поручиться за качество инвентаризации склада, если какой-либо товар буквально будут выхватывать из рук членов комиссии, чтобы отправить клиентам. Традиционный подход к инвентаризации материальных ценностей подразумевает, что во время ее проведения товары не отгружаются и не поступают на склад. Также нельзя перемещать продукцию между складами или внутри ячеек на инвентаризуемом складе. Логика очевидна - любое товародвижение вносит путаницу в процесс и в документы, усложняет учет товарных остатков. Но вряд ли вы готовы полностью парализовать свой бизнес, особенно если ваша торговая точка обычно работает без выходных. Поэтому допустим, что некоторое движение товаров во время инвентаризации все же происходит.

Если продукция привезена на склад в течение инвентаризации, приемку проводят члены инвентаризационной комиссии. На такой товар оформляется опись ТМЦ, поступивших во время инвентаризации, по форме ИНВ-3. Информация о поступлениях приходуется при подведении результатов инвентаризации к товарному отчету склада.

Если в течение инвентаризации нужно произвести отгрузку какой-либо продукции, для этого сотрудники должны получить письменное разрешение у вас и главбуха. На отпускаемые товары заводится инвентаризационный ярлык по форме ИНВ-2, в который вносятся данные о количество товаров до и после отгрузки. Затем заполняется акт инвентаризации отгруженных товаров по форме ИНВ-4 .

Если какая-либо продукция уже учтена у вас, но фактически до вашего склада еще не доехала, на нее составляется акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути, по форме ИНВ-6. Отдельная опись понадобится и для товаров, находящихся на момент инвентаризации на чужом складе. В нее сведения вносятся по подтверждающим документам о сдаче продукции на ответхранение.

Результаты инвентаризации, оформление акта инвентаризации

По итогам инвентаризации материально ответственные лица расписываются в своем согласии с результатами проверки и отсутствии претензий, а также в том, что инвентаризация проводилась в их присутствии. Если они находят ошибки, материально ответственные обязаны сообщить о них сразу же, до того как склад начнет нормальную работу после инвентаризации.

Все члены инвентаризационной комиссии подписывают инвентаризационную опись. Дальше на основании сличительной ведомости по форме ИНВ-19 фактические остатки на складе сравниваются с данными учета в программе автоматизации .

При выявлении значительных расхождений между итогами инвентаризации и данными об остатках на складе в системе автоматизации проводится пересчет товаров. Лучше, если его будут проводить другие сотрудники, не те, кто входил в инвентаризационную комиссию. После сопоставления фактических и учетных данных оформляются окончательные результаты инвентаризации (акт инвентаризации склада) в количественном выражении и в денежном эквиваленте. Итоги инвентаризации включаются в данные отчетности за тот месяц, в котором она закончена (то есть за месяц ее проведения - вряд ли вы будете инвентаризовать склад несколько месяцев). Результаты годовой инвентаризации, естественно, входят в годовой отчет.

По итогам инвентаризации в учете могут образоваться излишки или недостача. Убытки взыскиваются с материально ответственных лиц.

Поддержание склада в реальном состоянии – важнейшая задача кладовщика. Наличие товаров на реальном, физическом складе должно соответствовать состоянию склада по документам в СБиС++. Еще раз напоминаем, все приходно-расходные документы следует обязательно вводить в программу. Только в этом вы будете видеть реальную ситуацию на ваших складах.

Для поддержания складов в актуальном, соответствующем реальности, состоянии, необходимо регулярно проводить инвентаризации и ревизии.

В отличии от ревизии, которая проводится по всему складу, при участии ревизионной комиссии, инвентаризация – операция, которая проводится кладовщиком регулярно, в текущем порядке (желательно не реже раза в неделю) и, как правило, по какому-то отдельному разделу склада.

В практике работы обычно используются две стратегии инвентаризации:

Инвентаризация "вслепую" – когда проверяющий фиксирует физическое наличие наименований на реальном складе, но при этом не видит данные остатков по документам в программе. В этом случае проверяющий лишен соблазна подогнать количество под "нужное" значение и тем самым исказить реальное положение дел.

Инвентаризация по документам – в этом случае проверяющий видит данные остатков по документам и исправляет их с учетом наличия наименований на реальном складе.

Оформление и закрытие всех складских документов.

На момент проведение инвентаризации необходимо убедиться, что все документы прихода на склад и списания со склада сформированы и закрыты.

Перерасчет себестоимости (корректировка непросчитанных документов)

Для правильного расчета себестоимости товаров (продуктов) на складе, необходимо, чтобы по соответствующим продуктам были сформированы и последовательно закрыты все документы прихода и списания со склада. Если на момент создания документа программа не имеет данных для расчета себестоимости, (расходный документ оформляется раньше приходного) берется последняя себестоимость, которую удалось рассчитать. В этом случае накладная считается не просчитанной (с неправильно рассчитанной себестоимостью). Не просчитанные документы выделяются в реестре синим цветом. Если на момент формирования акта инвентаризации имеются непросчитанные документы, необходимо выполнить перерасчет себестоимости непросчитанных документов. Напомним, общий порядок (режим) расчета себестоимости списания при закрытии документов на отпуск (расходных накладных, накладных перемещения и т.п.) устанавливается во время конфигурирования в диалоговом окне "Конфигурирование задачи "Склад и калькуляция""на вкладке "Расчет себестоимости " см. главу "Общие сведения и настройки модуля "Бэк-офис"" раздел "Предварительные настройки" параграф "Конфигурирование задачи "Склад и калькуляция"". Для выполнения пересчета себестоимости служит регламентная процедура "Пересчет себестоимости" (см. Руководство бухгалтера).

Формирование акта инвентаризации с документальными остатками продуктов.

В реестре актов инвентаризации создается акт инвентаризации. Работа с "Актом инвентаризации" рассмотрена в главе "Задача "Склад и калькуляция"" в разделе "Инвентаризация". В блоке "По документам" каждого наименования акта инвентаризации автоматически рассчитываются количественные остатки и себестоимость в соответствие с введенными приходно-расходными документами.

Проведение инвентаризации фактических остатков продуктов.

Для сверки данных бухгалтерского учета с фактическим количеством остатков на складе, для всех наименований акта инвентаризации определяется их фактическое количество. Фактическое количество каждого наименования проставляется в поле "В наличии". При этом,разумеется, могут возникать расхождения между фактическим и документальным количеством остатков каждого наименования на складе, выраженные в виде излишка или недостачи. Расхождения в виде недостачи и излишка одновременно по разным сортам одного и того же наименования, например "Кофе "Якобс"" и "Кофе "Монарх" " корректируется документом "Пересортица" см.параграф "Оформление пересортицы ".В остальных случаях излишек товара приходуется на склад, а недостача списывается. При этом способ списания недостачи, зависит от причины ее возникновения. При этом:

Недостача в пределах норм естественной убыли списывается на затраты организации.

Недостачей, сверх норм естественной убыли, в случае установления виновного лица, списывается на виновное лицо. Виновное лицо обязывается возместить причиненный ущерб.

Недостача сверх норм естественной убыли,в случае если виновное лицо не обнаружено, списывается на убытки предприятия.

Причиной возникновения недостачи может быть не только халатность или порча продуктов, но и неоформленные вовремя документы списания продуктов, с истекшим сроком годности, блюд, не подлежащих хранению, продуктов на питание сотрудников или представительские расходы и т.п. . В этом случае, необходимо сначала оформить списание этих продуктов и блюд, а затем сформировать и закрыть акт инвентаризации. Списание на затраты организации рассмотрено в разделе "Производство и списание блюд" и в разделе "Затраты организации".

Оформление пересортицы

Документ пересортицы оформляется датой более ранней (предыдущим днем) чем предварительно сформированный акт инвентаризации. После закрытия документа пересортицы снова производится инвентаризация наименований. Документ пересортицы изменяет количественные остатки на складских карточках без изменения себестоимости.

Важно помнить, что "пересортить" можно только однотипный товар, например, сигареты. А сигареты и пиво – нельзя даже при одинаковой себестоимости. Создание подобных документов не допускается.

Закрытие акта инвентаризации.

При закрытии акта инвентаризации излишки приходуются на склад, недостача списывается на затраты организации с аналитикой "Недостача". В дальнейшем, по выяснении причин возникновения недостачи, она либо включается в состав затрат организации, либо списывается на виновное лицо, либо списывается на убытки организации.