Должностная инструкция. Должностная инструкция: определение и назначение документа

Торговля и склад 28.08.2019

Должностная инструкция - это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности. Она составляется по каждой штатной должности организации, носит обезличенный характер и объявляется сотруднику под расписку при заключении трудового контракта (в том числе при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности).

Введение должностных инструкций достигается целый ряд целей:

- общие: Рациональное разделение труда, Правильный подбор кадров. Их расстановка и использование, Укрепление служебной дисциплины в организации, Повышение эффективности деятельности организации;

- специальные: Создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудников, Повышение ответственности сотрудника за результаты его деятельности, осуществляемой на основании трудового контракта, Обеспечение объективности при аттестации сотрудника, его поощрении при наложении на него дисциплинарного взыскания, Разрешение трудовых споров.

Основой для разработки должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих, утвержденные Министерством труда и социального развития РФ.

Главным нормативно-правовым документом, содержащим квалификационные характеристики, является постановление Минтруда России от 21 августа 1998 года № 37 «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих».

Между тем, в общепринятой схеме должностной инструкции есть два важных обособленных раздела - «Правая служащего» и «Ответственность служащего». Однако, права напрямую связаны с обязанностями, а ответственность является следствием неисполнения или ненадлежащего исполнения обязанностей.

К должностной инструкции предъявляются две группы требований:

По оформлению и содержанию;

По расположению реквизитов.

Обе группы содержатся в ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (постановление Госстандарта от 31 июля 1997 года № 273), который вступил в силу 1 июля 1998 года.

(1) НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

(2) ГРИФ ОБ УТВЕРЖДЕНИИ

Утверждает должностную инструкцию руководитель предприятия. Руководитель структурного подразделения утверждает должностную инструкцию в том случае, если это в его компетенции и указано в его должностной инструкции и трудовом контракте.

Гриф утверждения документа должен состоять из:

1. слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек);

2. наименования должности лица, утверждающего документ;

3. подписи, инициалов, фамилии должностного лица;

4. даты утверждения.

Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до ее замены новой должностной инструкцией.

(3) НАИМЕНОВАНИЕ ДОЛЖНОСТИ

Наименования должностей служащих по общему правилу должны соответствовать Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94), принятому и введенному в действие постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 года № 367.

Все наименования должностей соответствуют одной из категорий: руководителей, специалистов и других служащих (технических исполнителей).

2. Квалификационные требования, предъявляемые к сотруднику в соответствии с занимаемой им конкретной должностью.

3. Порядок назначения и освобождения от должности.

4.Основополагающие организационно-правовые документы, на основании которых сотрудник осуществляет служебную деятельность и реализует свои полномочия.

5. Наименование должностных лиц, которым подчиняется сотрудник.

6. Порядок замещения сотрудника и исполнения должностных, обязанностей в случае его временного отсутствия.

В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус сотрудника и условия его деятельности.

В этом разделе указывают обязанности работника с учетом задач и функций конкретного структурного подразделений организации с подробным изложением основных направлений его служебной деятельности.

В этом разделе приводят перечень прав сотрудника, определенных законодательством и внутренними документами организации.

В данной статье может быть зафиксировано право служащего на рост карьеры, участие в профессиональных ассоциациях и других общественных организаций. (7) СОДЕРЖАНИЕ РАЗДЕЛА «ОТВЕТСТВЕННОСТЬ»

Здесь указывают меру ответственности сотрудника за несоблюдение своих должностных обязанностей, а также требований законодательства. В каких случаях на сотрудника (неисполнение или ненадлежащее исполнение конкретных должностных обязанностей, указанных в должностной инструкции; допущение конкретных нарушений законодательства и внутреннего порядка деятельности организации) может быть наложено взыскание.

ИНСТРУКЦИЯ

Указывается наименование, номер и дата принятия документа.

(9) ПОДПИСЬ РУКОВОДИТЕЛЯ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

Должностная инструкция, как правило, разрабатывается кадровой службой организации (отделом организации и оплаты труда). Однако ее могут разрабатывать и иные структурные подразделения.

В том случае, если должностная инструкция составлялась кадровой службой, проставляется подпись ее руководителя, а в случае составления иными структурными подразделениями - их руководителями.

(10) СОГЛАСОВАНИЕ

Должностная инструкция согласовывается с соответствующими юридическими отделами (юрисконсультами) организации. В случае, если она разрабатывается кадровой службой, ее необходимо также согласовать с соответствующим структурным подразделением или должностным лицом, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

(11) ОТМЕТКА ОБ ОЗНАКОМЛЕНИИ С ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИЕЙ

Требования должностной инструкции являются обязательными для сотрудника с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения, о чем проставляется отметка об ознакомлении в самой должностной инструкции. Согласованную и утвержденную инструкцию нумеруют, шнуруют заверяют печатью организации и хранят в отделе кадров организации в соответствии с установленным порядком делопроизводства.

Знакомство с должностной инструкцией представляется целесообразным начать с ее определения. В общем случае под инструкцией подразумевается документ, в котором излагается порядок осуществления какой-либо деятельности и (или) порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов в процессе осуществления такой деятельности. В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации должностные инструкции отнесены к группе документов организационно-нормативного регулирования деятельности предприятия в составе унифицированной (единой) системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). В свою очередь, организационно-распорядительный документ можно охарактеризовать как один из видов письменных документов (документов на бумажных носителях), в котором фиксируются вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности отдельных должностных лиц или категорий должностных лиц.

Таким образом, с учетом изложенного представляется правомерным сформулировать определение должностной инструкции в следующем виде:

Должностная инструкция -

письменный организационно-нормативный документ, регламентирующий вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности конкретного должностного лица (категории должностных лиц (работников) - руководящего состава, специалистов, служащих и т.п.) предприятия и устанавливающий порядок применения указанными лицами (работниками) в процессе осуществления своей деятельности положений соответствующих законодательных, а также иных нормативных актов.

Основное функциональное назначение

должностной инструкции состоит в осуществлении организационно-нормативной регламентации повседневной деятельности должностных лиц (работников соответствующих категорий) предприятия, что, в свою очередь, позволяет нам обозначить основную функцию данного документа как регламентирующую,

или организационно-нормативную. Поясним, что такая регламентация направлена на:

рациональное разделение труда между соответствующими должностными лицами (категориями работников) предприятия;

обеспечение, по возможности, равномерной загрузки работников предприятия;

оптимальное распределение работ (заданий, поручений) между работниками с учетом квалификации последних и в зависимости от их сложности.

В свою очередь, работники предприятия обязаны руководствоваться соответствующими должностными инструкциями в процессе реализации своих полномочий, а в случае нарушения их положений - нести за это ответственность, предусмотренную законодательством и иными нормативными (нормативно-правовыми) актами, а также локальными актами предприятия.

Вспомогательное (второстепенное) функциональное назначение

должностной инструкции заключается, во-первых, в обучении вновь принятых на предприятие работников, а также работников предприятия, перемещенных на новые должности (рабочие места) (обучающая,

или тренинговая, функция). Во-вторых, должностная инструкция, как правило, используется на этапе отбора персонала в качестве одного из документов проверки имеющихся у соискателей (кандидатов на должность) знаний (контрольная

функция).

Наконец, в-третьих, имеющиеся в распоряжении предприятия должностные инструкции, как правило, используются в качестве информационно-методической основы для их периодического уточнения (например, при изменении содержания работы того или иного должностного лица), а также для разработки новых должностных инструкций, в том числе для работников предприятия, занимающих должности с совмещенными полномочиями (информационно-методическая

функция). Сведения о функциях должностной инструкции представлены на рис.1:

Рис.1. Функции должностной инструкции

Страница
2

Еще одна ошибка составления инструкций - поверхностность и использование общих формулировок. Такой подход допустим лишь в том случае, когда в компании существуют не только должностные инструкции, но и отдельные подробные процедуры, инструкции и методики выполнения работ. Лучше, если в должностной инструкции будет написано много, подробно и четко, чем мало и неконкретно. Но несмотря на это должностная инструкция должна содержать как можно более простые предложения. Кроме того, необходимо отметить, что все положения должностной инструкции равны по степени важности.

Кроме того, как бы хорошо ни были написаны инструкции, они бесполезны, если сотрудник не знает их назубок. В некоторых зарубежных организациях ознакомление с пакетом методических документов происходит с помощью ролевых игр: сотрудник должен уметь применять инструкции в разных ситуациях.

Правильно написанные инструкции увеличивают эффективность работы на каждом участке, снижают конфликтность и в конечном итоге способствуют повышению авторитета руководства.

Значение должностных инструкций

Прежде всего, должностная инструкция нужна для того, чтобы упорядочить работу не только отдела или департамента по управлению персоналом, но и всей организации. Обычно должностная инструкция описывает обязанности и права работников. Итак по порядку.

Во-первых, должностная инструкция - это руководство к действию для самого работника: она дает знание того, каких действий от него ожидают и по каким критериям будут оценивать результаты труда, представляет ориентиры для повышения уровня квалификации работника в рамках данной должности; участие в обсуждении должностной инструкции представляет возможность работнику влиять на условия, организацию, критерии оценки его труда.

Во-вторых, должностная инструкция - основа для проведения оценки результатов трудовой деятельности работника, принятия решения о его дальнейшем внутреннем движении и переподготовке (повышении, перемещении, увольнении, зачислении в резерв руководящих кадров, направлении на дополнительное обучение и т. п.).

В-третьих, должностная инструкция содержит информацию для проведения обоснованного отбора работников при найме, оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности.

В-четвертых, должностные инструкции используются при ранжировании работ/должностей и последующей разработке внутрифирменных систем оплаты труда.

В-пятых, анализ должностных инструкций (обязанностей, полномочий и т. п.) - один из источников информации для совершенствования организационной структуры, планирования мероприятий по повышению производительности труда.

2.3 Основные требования к составлению должностных инструкций

Должностная инструкция разрабатывается на основе положения о работе подразделения. Обязанности работников должны вытекать из основных задач, решаемых подразделением, т.е. все функции, которые возложены на подразделение, должны быть разделены между сотрудниками данного подразделения. Второй документ, который необходим для подготовки должностной инструкции - это должностная квалификационная характеристика. Руководители организаций сами утверждают штатное расписание, следовательно, они имеют право вносить в штатное расписание те должности, которые им необходимы. Из-за этого появляются должности, которые не предусмотрены Единой номенклатурой должностей служащих. Необходимо следить, чтобы этого не происходило.

Должностная инструкция должна содержать совокупность всех основных выполняемых работником функций. Должностная инструкция должна быть написана простым, понятным языком. Все пункты должны быть максимально конкретными. Должностная инструкция должна иметь гриф утверждения, дату, подпись работника об ознакомлении.

Должностная инструкция должна содержать информацию по следующим вопросам: - название должности; - наименование структурного подразделения; - цель должности (зачем она существует); - подотчетность, место должности в рамках организационной структуры фирмы (кем руководит, кому подчиняется); - перечень должностных обязанностей сгруппированных по функциональным блокам. Несколько дополнительных комментариев по написанию указанных выше разделов: а) цель должности должна быть по возможности сформулирована одним предложением и в своем подтексте должна содержать ответ на вопрос "за что работнику платится заработная плата", б) стандарта на количество функциональных блоков и количество должностных обязанностей внутри каждого функционального блока не существует, однако из практики должностная инструкция считается содержательно наполненной, если выдерживается рамка из 6-7 функциональных блоков, внутри каждого из которых приведены 6-7 должностных обязанностей.

При составлении должностной инструкции важно придерживаться единого стиля, потому что стилистический разнобой отвлекает инструктируемого, заставляет задумываться, а нет ли здесь скрытого смысла?

Должностная инструкция должна быть исчерпывающей, то есть описывать все действия, которые могут потребоваться от подчиненного.

Основные требования к форме должностной инструкции

В обязательном порядке в должностную инструкцию должны входить следующие пункты:

1. Непосредственная подчиненность работника. Принято считать, что непосредственная подчиненность подразумевается сама собой и в силу своей естественности может специально не оговариваться. Но действительным является только то положение, которое существует на бумаге.

2. Порядок назначения и освобождения от должности. Этот порядок не изменился: назначение и освобождение от должности производится приказом или распоряжением, но не контрактом. Контракт является лишь основанием для приказа.

2. Чем руководствуется работник в своей деятельности. Это довольно простой пункт, не влияющий на юридическую силу документа. Но не достаточно прямой ссылки на должностную инструкцию - необходимо перечислить ряд действующих в нашей стране положений. Любой сотрудник, какую бы должность он ни занимал, руководствуется в первую очередь действующим законодательством (несмотря на то, что в нем происходят постоянные изменения). Далее следуют подзаконные акты: инструкции, положения, разъяснения, нормативные материалы межотраслевых органов. Потом надо указать нормативы вашей отрасли. Если организация является филиалом или представительством, надо указать вышестоящую организацию. И последней строкой – положение об отделе и настоящая должностная инструкция.

Разделы должностной инструкции

Унифицированная структура текста данного документа, согласно УСОРД включает следующие разделы:

В данном разделе указывают:

1. Категорию должности. Она определяется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) – руководитель, специалист, технический исполнитель.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

хорошую работу на сайт">

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

САНКТ - ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

КАФЕДРА «Государственное и муниципальное управление»

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине: Документационное обеспечение управления

На тему: Должностная инструкция, ее важность, правила составления

Выполнил Хуснудинова Г.Г.

Проверил: Наумова Татьяна Владимировна

Ломоносов, 2013

  • Введение
    • 1. Должностные инструкции: понятие, значение
    • 2. Способы оформления и правило составления должностной инструкции
    • Заключение
    • Список литературы
    • Введение
    • Тема «Должностная инструкция, её важность, правило составления» является очень актуальной в настоящее время, поскольку в любой организации деятельность персонала определяется различными регламентами, наиболее распространенными из которых являются как раз должностные инструкции. И далеко не всегда они составлены в соответствии с Тарифно-квалификационными характеристиками по общеотраслевым должностям служащих. При поступлении на работу каждый человек должен ознакомиться с должностной инструкцией, разработанной для него кадровой службой или руководителем структурного подразделения (подписанной руководителем структурного подразделения и утвержденной руководителем организации), на основании которой будет заключаться трудовой договор. Но, к сожалению, далеко не каждый знаком с правилами составления данного нормативно-правового акта и требованиями, предъявляемыми к оформлению. Кроме того, в последнее время в связи с введением нового Трудового Кодекса некоторые руководители предлагают подчиненным самостоятельно написать на себя должностную инструкцию. В этом случае человеку уже действительно необходимо обладать определенными знаниями в этой области.
    • 1. Должностные инструкции: понятие, значение
    • Должностная инструкция - это повсеместно применяемый на практике документ, в котором подробно регламентируются все основные моменты, связанные с выполнением работ по конкретной должности. Она определяет квалификационные требования к претендентам на ту или иную должность, функции работника, его права, обязанности, сферу ответственности. Во многих организациях существует разделение: для должностей руководителей, специалистов и служащих разрабатываются должностные инструкции, а для должностей рабочих - рабочие инструкции. Это чисто технический вопрос: как ни назови данные документы, их суть и назначение не меняются. Далее для всех таких документов в статье будет использоваться общее наименование - должностные инструкции.
    • Таким образом, должностная инструкция, является организационным документом и создается в целях:
    • · закрепления видов работы, специализации работника;
    • · установления квалификационных требований по отдельной должности;
    • · устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций;
    • · установления взаимосвязей отдельных должностей;
    • · разграничения обязанностей и прав работников;
    • · установления их меры ответственности;
    • · оценки деятельности каждого отдельного работника.
    • Как уже отмечалось, Трудовой кодекс РФ и иные нормативные правовые акты не регламентируют вопросы составления, утверждения и применения должностных инструкций. На эту тему есть лишь несколько писем Федеральной службы по труду и занятости (Роструд), которые, несмотря на их официальный характер, не являются нормативными документами и могут применяться лишь в качестве рекомендаций. Но к данным рекомендациям Роструда стоит прислушаться.
    • Несмотря на то, что законодательство не устанавливает обязанность работодателей иметь должностные инструкции для персонала и, следовательно, какая-либо ответственность за отсутствие должностных инструкций не предусмотрена, почти все работодатели предпочитают все же использовать должностные инструкции. Их отсутствие может породить различные неблагоприятные последствия. Например, при отсутствии инструкции, четко регламентирующей права, обязанности и ответственность работника, работодатель может необоснованно привлечь его к дисциплинарной ответственности за действия (бездействие), которые, по мнению работодателя, являются нарушением трудовой дисциплины, но фактически это никакими документами не предусмотрено. Тем самым работодатель нарушит трудовые права работника и, возможно, “нарвется” на судебные разбирательства, административную ответственность и т.п.
    • Но самое важное в должностных инструкциях - то, что они играют огромную роль в процессе организации труда работников, в рациональном использовании трудовых ресурсов, в структурных внутрипроизводственных связях, в поддержании трудовой дисциплины. Качественно разработанные должностные инструкции помогают решить следующие вопросы:
    • - устранить дублирование функциональных обязанностей несколькими сотрудниками при выполнении тех или иных работ;
    • - установить подчиненность сотрудников, обеспечить их взаимодействие в процессе труда;
    • - объективно и беспристрастно оценить деятельность работника в тех случаях, когда это необходимо (при повышении квалификационных разрядов, при зачислении в кадровый резерв, при решении вопроса о соответствии занимаемой должности и т.д.);
    • - разграничить ответственность сотрудников за выполняемую работу, применять дисциплинарные взыскания за невыполнение (ненадлежащее выполнение) трудовых обязанностей только при наличии достаточных оснований, вытекающих из должностной инструкции.
    • В конечном счете все это благоприятно влияет на результаты работы как отдельных сотрудников, так и организации в целом.
    • Надо учитывать, что должностная инструкция разрабатывается не для конкретного работника, а для определенной должности. Она обезличена и регламентирует выполнение работ по данной должности безотносительно к тому, кто ее занимает и сколько сотрудников организации работают на таких должностях.
    • В своем письме от 9.08.2007 № 3042-6-0 Роструд рекомендует работодателям разрабатывать и утверждать должностные инструкции на каждую должность, имеющуюся в штатном расписании, в том числе на вакантные должности (что еще раз подчеркивает обезличенный характер инструкции). В таком случае человек, устраиваясь на работу по определенной должности, будет иметь полное представление о предстоящей работе, о составе его должностных обязанностей, о том, что надо знать и уметь для ее выполнения, за что он будет нести ответственность и т.д.
    • Если человека что-то не устраивает, он может своевременно отказаться от трудоустройства. В то же время работодатель, основываясь на квалификационных требованиях, установленных должностной инструкцией, сможет подбирать на определенную должность только подходящего по деловым качествам человека и обоснованно отказывать в приеме на работу тем претендентам, которые не отвечают предъявляемым требованиям. Данные примеры иллюстрируют еще одно предназначение должностных инструкций: служить инструментом для обеспечения баланса интересов сторон трудовых отношений.
    • Значение должностных инструкций
    • Прежде всего, должностная инструкция нужна для того, чтобы упорядочить работу не только отдела или департамента по управлению персоналом, но и всей организации. Обычно должностная инструкция описывает обязанности и права работников. Итак по порядку. Во-первых, должностная инструкция - это руководство к действию для самого работника: она дает знание того, каких действий от него ожидают и по каким критериям будут оценивать результаты труда, представляет ориентиры для повышения уровня квалификации работника в рамках данной должности; участие в обсуждении должностной инструкции представляет возможность работнику влиять на условия, организацию, критерии оценки его труда.
    • Во-вторых, должностная инструкция - основа для проведения оценки результатов трудовой деятельности работника, принятия решения о его дальнейшем внутреннем движении и переподготовке (повышении, перемещении, увольнении, зачислении в резерв руководящих кадров, направлении на дополнительное обучение и т. п.).
    • В-третьих, должностная инструкция содержит информацию для проведения обоснованного отбора работников при найме, оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности.
    • В-четвертых, должностные инструкции используются при ранжировании работ/должностей и последующей разработке внутрифирменных систем оплаты труда.
    • В-пятых, анализ должностных инструкций (обязанностей, полномочий и т. п.) - один из источников информации для совершенствования организационной структуры, планирования мероприятий по повышению производительности труда.
    • должностной инструкция работник оформление
    • 2. Способы оформления и правило составления должностной инструкции
    • Р азработка и оформление должностной инструкции - прерогатива работодателя, поскольку организация трудового процесса, упорядочение трудовых отношений - в первую очередь в его интересах. При этом большое значение имеет форма должностной инструкции; другими словами, какой вид будет иметь данный документ, в каком качестве он будет выступать. От формы должностной инструкции зависит порядок принятия и введения этой инструкции в действие. Должностная инструкция может оформляться двумя способами (или в двух формах).
    • 1. Должностная инструкция является приложением к трудовому договору.
    • В этом случае она является неотъемлемой частью трудового договора и, следовательно, принимается при обоюдном согласии работника и работодателя и подписывается ими. При этом работодатель не может самостоятельно, в одностороннем порядке принять должностную инструкцию и установить в ней какие-либо условия.
    • Такой порядок вполне соответствует трудовому законодательству. Права и обязанности работника и другие вопросы, как правило, регулируемые должностными инструкциями, не входят в число обязательных условий трудового договора. Но в трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия (ч. 4 ст. 57 ТК РФ). В частности - уточнение применительно к условиям работы данного работника прав и обязанностей работника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами. Кроме того, по соглашению сторон в трудовой договор могут также включаться права и обязанности работника и работодателя, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, а также права и обязанности работника и работодателя, вытекающие из условий колдоговора, соглашений.
    • По идее, такие дополнительные условия могут быть включены в основной текст трудового договора. Но это сделает договор чрезмерно “раздутым”, а его содержание - неудобным для восприятия. Намного удобнее включить эти вопросы в должностную инструкцию и оформить ее как отдельное приложение к трудовому договору, имеющее равную с ним юридическую силу, а в основном тексте договора сделать отсылку на должностную инструкцию, указав, что права, обязанности, ответственность работника и т.п. определяются в соответствии с приложением к трудовому договору. Один экземпляр должностной инструкции передается работнику вместе с экземпляром трудового договора, второй экземпляр остается у работодателя.
    • 2. Должностная инструкция оформляется в виде отдельного, самостоятельного документа.
    • В юридической практике существуют два различных мнения относительно данного вида документа. Одни специалисты полагают, что такая инструкция будет локальным нормативным актом работодателя со всеми вытекающими из этого последствиями; другие считают, что это - правоприменительный акт, поскольку он касается конкретных работников. Автор разделяет первую точку зрения, поскольку, как уже отмечалось выше, должностная инструкция не привязана к личности конкретного работника, но тесно связана с должностью. На одинаковых должностях (то есть на основании одной должностной инструкции) могут трудиться множество работников; на одной и той же должности люди могут меняться (увольняться, переводиться, приниматься на работу вновь). Поэтому должностная инструкция нацелена на неопределенный круг лиц, и это - отличительный признак локального нормативного акта.
    • Работодатель, оформив должностную инструкцию в виде локального нормативного акта, самостоятельно утверждает ее. Подписывает ее, как правило, руководитель организации или уполномоченное им лицо.
    • При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить принимаемого под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, колдоговором (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Под локальными нормативными актами в данной статье прежде всего имеется в виду именно должностная инструкция, поскольку ни один локальный нормативный акт не имеет столь тесной и непосредственной связи с трудовой деятельностью работника. Таким образом, если должностная инструкция оформлена в виде локального нормативного акта, работодатель знакомит с ней нового сотрудника под подпись. Подпись обычно предлагают ставить в конце самой инструкции либо на отдельном “листе ознакомления”, который подшивается к инструкции. В любом случае работодателю надо иметь доказательство, что он ознакомил работника с инструкцией; только после этого он может требовать от работника выполнения должностных обязанностей и привлекать его к ответственности за их невыполнение.
    • Разработка и содержание должностной инструкции:
    • Как правило, разработкой должностных инструкций в организациях занимаются специалисты кадровых служб либо служб, занимающихся организацией труда. В немногочисленных организациях, не располагающих такими специалистами, разработкой этих документов могут заниматься руководители. Но без соответствующей подготовки составить качественную должностную инструкцию затруднительно, поэтому зачастую руководители таких организаций прибегают к помощи сторонних специалистов.
    • Должностная инструкция должна содержать только такие положения, которые связаны с деловыми качествами работника, необходимыми для выполнения работ по конкретной должности. Как указано в п. 10 постановления пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2, под деловыми качествами работника следует, в частности, понимать способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации) и личностных качеств (например, состояние здоровья, наличие определенного уровня образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли). В должностной инструкции необходимо установить только требования, связанные с профессиональными навыками и квалификацией работника, занимающего данную должность. Несмотря на желание отдельных работодателей помимо прямых обязанностей, предусмотренных по должности, “навесить” на работника массу непрофильных, дополнительных обязанностей (вплоть до “сгоняй за пивом”), такие действия недопустимы и не имеют под собой оснований.
    • В письме от 09.08.2007 № 3042-6-0 Роструд подчеркнул, что основой для разработки должностных инструкций служат квалификационные характеристики, содержащиеся в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37. Данный справочник рекомендован для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм в целях обеспечения правильного подбора, расстановки и использования кадров. В нем предусмотрены практически все должности руководителей, специалистов и служащих, а требования к каждой должности разбиты на три раздела: должностные обязанности, что должен знать работник и требования к квалификации.
    • При разработке инструкций для рабочих должностей за основу принимается Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих, утвержденный постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 31.01.1985 № 31/3-30, который обязателен для применения на предприятиях и в организациях любых отраслей. Этот справочник предусматривает профессии рабочих; требования к каждой должности разбиты в нем на два раздела: “характеристика работ” и “должен знать”.
    • В случае если в организации нет должностной инструкции на определенную профессию или должность, работодателю будет проблематично требовать от работника что-либо сверх того, что изложено в положениях упомянутых двух справочников и других нормативных документов, содержащих квалификационные характеристики для отдельных должностей.
    • Требования к должностям, содержащиеся в перечисленных нормативных документах, являются общими. Они могут не отражать специфики выполнения работ в конкретных организациях, особенностей производства, региональных особенностей и других факторов. Поэтому при разработке должностных инструкций работодатель может расширить и дополнить требования квалификационных справочников и иных нормативных документов. То есть предъявить к работнику, занимающему определенную должность, и иные требования, обязательные для заключения трудового договора - либо в силу прямого предписания в федеральном законе (например, наличие российского гражданства для госслужащих), либо необходимые в дополнение к типовым или типичным профессионально-квалификационным требованиям из-за специфики той или иной работы (например, владение одним или несколькими иностранными языками, способность работать на компьютере).
    • При разработке должностной инструкции, как и в трудовых отношениях в целом, не допускается установление для работников ограничений либо преимуществ, зависящих от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, семейного, социального и должностного положения, возраста, места жительства, отношения к религии, политических убеждений, принадлежности или непринадлежности к общественным объединениям. А также от других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работника. Подобные ограничения или предпочтения являются дискриминационными и прямо запрещены ст. 3 ТК РФ.
    • Поскольку, как уже отмечалось, никаких требований к содержанию должностной инструкции законодательством РФ не предусмотрено, работодатели вправе самостоятельно, на свое усмотрение (но с учетом требований квалификационных справочников) определять ее структуру и содержание. Для упорядочения процедуры разработки должностных инструкций многие организации вводят соответствующие локальные нормативные акты, такие как положения о порядке составления должностных инструкций. В других организациях утверждаются единые (или типовые) формы должностной инструкции. Такие меры призваны установить единые требования к содержанию и оформлению должностных инструкций, упростить исполнителям задачу по их разработке.
    • Как правило, должностная инструкция состоит из следующих основных разделов:
    • 1. Общие положения. Закрепляются квалификационные требования к лицу, занимающему данную должность: уровень образования, необходимый стаж работы, наличие специальных знаний, обладание определенными навыками и т.п. Перечисляются нормативные акты, внутренние документы организации (приказы, распоряжения и т.п.), которые работник должен знать и руководствоваться которыми в своей деятельности. Здесь же может устанавливаться подчиненность работника определенному руководителю и (если должность руководящая) подчиненность других работников данному работнику. Кроме того, здесь могут устанавливаться условия временного замещения работника в период его отсутствия, а также условия замещения им других работников (если это входит в его обязанности).
    • 2. Должностные обязанности. Закрепляются должностные обязанности работника, подробно расписывается, что он должен делать. Помимо обязанностей, предусмотренных ЕТКС или КСД, связанных со спецификой работы на данной должности, здесь могут также устанавливаться общие для всех работников обязанности: соблюдать трудовое законодательство, соблюдать нормы служебного общения, субординацию и т.п.
    • 3. Права. Закрепляются права, которыми наделяется работник для наиболее эффективного выполнения должностных обязанностей. Могут быть указаны права работника, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами (приостанавливать работу в случаях, установленных законодательством, и т.п.). Нужно учитывать, что право - это мера возможного поведения работника, и он самостоятельно определяет, использовать свое право или нет. Некоторые работодатели умудряются вписать в должностные инструкции пункт о том, что за неиспользование своих прав работник несет ответственность, что совершенно необоснованно.
    • 4. Ответственность. Закрепляется сфера ответственности работника, устанавливается, за что он отвечает. Указываются меры юридической ответственности, которые могут быть применены к работнику в случае невыполнения им должностных обязанностей.
    • Конечно, приведенный перечень разделов - примерный. Должностные инструкции могут иметь другой состав разделов.
    • 5. Взаимоотношения (связи по должности) . Устанавливает субординацию, подчинение, взаимозаменяемость и другие связи, возникающие при выполнении закрепленных должностных обязанностей. В нем могут быть указаны связи должности за пределами организации, постоянные контакты, осуществляемые работником со сторонними организациями, органами власти.
    • Внесение изменений и дополнений:
    • Поскольку трудовые отношения под влиянием различных факторов постоянно изменяются, должностные инструкции также не могут в течение длительного времени оставаться неизменными. В большинстве случаев необходимость их изменения или дополнения является объективной и связана с изменениями в нормативных актах, в процессе производства продукции и в организации труда, с применением работодателем новых технологий, программных продуктов, с необходимостью перераспределить обязанности между работниками и т.п. Например, принят новый закон, регулирующий отношения в сфере транспорта. В этом случае в должностные инструкции руководителей транспортных подразделений потребуется внести дополнение в части того, что они в своей деятельности руководствуются данным законом и должны его знать. Или при замене старого производственного оборудования на новое, более совершенное, потребуется внесение изменений в должностные инструкции работников, обслуживающих данное оборудование, в части того, что они должны знать его устройство, схемы обслуживания, спецификации и т.п.
    • В то же время распространены случаи недобросовестного поведения работодателей, стремящихся вменить работнику дополнительные обязанности в целях, например, экономии оплаты труда. Такие работодатели действуют по подобной схеме: “Сокращу слесаря, а его обязанности повешу на электрика”. При этом в должностную инструкцию работника вносятся необходимые работодателю изменения и дополнения, а затем работника вынуждают с этим согласиться (“не согласишься - уволим, за что - найдем”). По сути, в подобных случаях имеет место поручение дополнительной работы, которая должна оплачиваться отдельно и может быть поручена работнику только с его согласия (см. “Дополнительная работа”. “Солидарность” №№ 14 - 15, 2010). Но это - дополнительные затраты для работодателя.
    • Отсутствие надлежащей нормативной правовой базы для разработки и применения должностных инструкций вносит в ситуацию неопределенность и зачастую позволяет работодателю “мухлевать” с этими инструкциями - при попустительстве работников и пользуясь их неграмотностью. Но на основании имеющихся в трудовом законодательстве правовых норм автор настоящей статьи придерживается следующей позиции относительно внесения в должностную инструкцию изменений и дополнений.
    • Порядок внесения изменений в должностную инструкцию работника зависит от нескольких факторов, в первую очередь - от формы инструкции: является ли она самостоятельным локальным нормативным актом или же приложением к трудовому договору.
    • Если должностная инструкция - приложение к трудовому договору, то внести в нее изменения или дополнения работодатель может только по согласованию с работником. Роструд в письме от 31.10.2007 № 4412-6 рекомендовал в таких случаях одновременно вносить изменения в трудовой договор и должностную инструкцию и оформлять эти изменения дополнительным соглашением к трудовому договору. Исключения составляют случаи, когда вносимые в должностную инструкцию изменения и дополнения связаны с изменением организационных и технологических условий труда, что делает невозможным сохранение существующих условий трудового договора, - но только при условии, что изменения никак не влияют на закрепленную в трудовом договоре трудовую функцию работника (см. ст. 74 ТК РФ). В таких случаях работодатель имеет возможность изменить условия трудового договора без согласия работника, но с соблюдением предусмотренных ст. 74 ТК РФ процедур. В связи с этим необходимо разъяснить, что такое трудовая функция.
    • Определение трудовой функции содержится в ст. 15 ТК РФ, а также в ч. 2 ст. 57 ТК РФ: это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, по профессии, специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы. Представляется, что содержание должностной инструкции в части предусмотренных ею должностных обязанностей - это и есть “конкретный вид поручаемой работнику работы”. Именно этот показатель наиболее полно характеризует виды работ, которые должен выполнять работник. Законодатель не зря предусмотрел в ст. 57 ТК РФ норму о том, что трудовая функция является обязательным условием трудового договора. Любое изменение трудовой функции (независимо от того, постоянное оно или временное) согласно ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ является переводом на другую работу и допускается только с письменного согласия работника (кроме случаев, предусмотренных ч. 2 и ч. 3 ст. 72.2 ТК РФ). Указанные нормы ТК направлены на защиту интересов работников, ограждение их от произвола работодателей, от попыток необоснованно вменить в обязанности работникам то, чего они делать не должны.
    • Таким образом, если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, то работодатель может внести в нее изменения или дополнения:
    • - либо по согласованию с работником;
    • -либо без согласия работника, в порядке, предусмотренном ст. 74 ТК РФ, что возможно только в определенных случаях, с соблюдением установленных процедур (предупреждение работника за два месяца до введения измененных положений инструкции и т.д.) и только при условии, если трудовая функция работника остается неизменной. В таком порядке работодатель может внести изменения, касающиеся, например, подчиненности и взаимозаменяемости работника, квалификационных требований к нему, наделить работника дополнительными правами и т.п. Но вменить работнику дополнительные обязанности, то есть изменить его трудовую функцию, работодатель может только с письменного согласия работника. Если должностная инструкция является самостоятельным локальным нормативным актом, то работодатель вправе внести в нее изменения без согласия работника. В таком случае работодатель утверждает измененную или дополненную редакцию инструкции, вводит ее в действие приказом и знакомит с нею работника под подпись. Но, как и в рассмотренном выше случае, одностороннее внесение работодателем изменений или дополнений в должностную инструкцию работника, если такие изменения затрагивают трудовую функцию, допускается только с письменного согласия работника.
    • Форма должностной инструкции.
    • Основной целью деятельности (наименование должности) является (цель/цели деятельности).
    • (Наименование должности) назначается на должность и освобождается от должности приказом руководства (название компании)
    • (Наименование должности) подчиняется непосредственно (наименование должности вышестоящего должностного лица).
    • (Наименование должности) руководит работой (наименование должностей нижестоящих сотрудников).
    • Обязанности (наименование должности) на время его отсутствия (отпуск, болезнь) возлагаются на лицо, назначенное руководством Департамента, которое несет ответственность за их надлежащее исполнение.
    • (Наименование должности) замещает (наименование должности замещаемого сотрудника).
    • (Наименование должности) в своей работе руководствуется действующим законодательством РФ, настоящей инструкцией, трудовым договором, приказами и распоряжениями руководства (название компании), а также непосредственного руководителя.
    • Обязанности
    • На (наименование должности) возлагаются следующие обязанности: (перечень задач, возлагаемых на сотрудника.)
    • Требования
    • На должность (наименование должности) назначаются лица, имеющие (перечень требований к образованию, квалификации, опыту и т.д.)
    • (Наименование должности) должен знать: (перечень нормативных актов и других документов и материалов, а также вопросов и процедур, знание которых необходимо для надлежащего выполнения обязанностей).
    • Права
    • (Наименование должности) имеет право: (печень прав сотрудника, предоставлемых ему для выполнения поставленных перед ним задач).
    • Ответственность
    • (Наименование должности) несет ответственность за несвоевременное и некачественное выполнение возложенных на него обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав в соответствии с действующим законодательством РФ, трудовым договором и настоящей инструкцией.

Заключение

Подводя итог, нужно сказать, что раньше в большинстве организаций должностные обязанности между сотрудниками были распределены в рабочем порядке, но не закреплены формально. В настоящее же время по новому трудовому законодательству у каждого работника должна быть своя должностная инструкция. Значение должностных инструкций заключается в том, что они:

· определяют статус руководителя и сотрудника;

· закрепляют иерархическую подчиненность каждого конкретного сотрудника;

· определяют диапазоны ответственности сотрудников фирмы;

· определяют распределение полномочий внутри структуры;

· определяют порядок согласования, подписания и утверждения исполнительской документации;

· определяют горизонтальные взаимодействия руководителей и сотрудников;

· определяют требования к персоналу фирмы, органа;

· определяют качественные и количественные критерии наступления ответственности сотрудников;

· оптимизируют и стандартизируют процессы, проходящие в организации;

· дисциплинируют сотрудников

Помимо всего прочего наличие инструкций облегчает адаптацию новых сотрудников, позволяет оценить внутренние кадровые резервы компании, оптимизировать штатное расписание, определить адекватную должности заработную плату и даже избежать конфликтов при увольнении каждый человек понимает, каков круг его обязанностей, чего от него ожидает руководитель, по каким параметрам будет оцениваться его работа. Если компания хочет расстаться с нерадивым сотрудником, который систематически не выполняет свои служебные обязанности, вовремя подписанная должностная инструкция может существенно облегчить этот процесс. Преимущества должностной инструкции для руководителя заключаются в следующем:

· она помогает отобрать подходящих сотрудников;

· она дает возможность руководителю и его сотрудникам составить четкое представление о специфике каждого вида работы;

· она показывает каждому соискателю на указанную должность, что от него потребуется.

Неформализованное же распределение задач и функций, полномочий и ответственности является одним из наиболее распространенных недостатков системы управления. В частности из-за отсутствия четкого распределения полномочий и ответственности могут возникать ситуации, когда выполнение некоторых функций дублируется, а за выполнение некоторых важных функций никто не отвечает.

Я уверена, что опыт данной курсовой работы поможет и пригодиться мне в будущем, когда я буду устраиваться на работу, и может быть, когда-нибудь буду сама как руководитель составлять должностные инструкции для своих подчиненных.

Список литературы

Управление персоналом: Учебник для вузов / Под ред. Т.Ю.Базарова, Б.Л.Еремина.-2-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ,2002.

Управление персоналом: Учебник / Общ. ред. А.И. Турчинова. - М.: Изд-во РАГС, 2002.

Спивак В.А. Организационное поведение и управление персоналом - СПб: Издательство “Питер”, 2000.

Управление персоналом организации: Учебник / Под ред. А.Я.Кибанова. - 2-е изд., доп. и перераб. - М.: ИНФРА-М, 2001.

Управление персоналом: Хрестоматия / Сост. Т.Г.Абрамова, И.М.Войтик - Новосибирск: СибАГС, 2003.

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

    Должностная инструкция в системе управления персоналом. Правила составления должностной инструкции. Адаптация нового работника путем четкого ознакомления с кругом его обязанностей и прав. Гарантирование объективности при проведении аттестаций сотрудников.

    реферат , добавлен 10.03.2015

    Понятие, роль и задачи должностных инструкций. Анализ причин необходимости написания должностной инструкции для работников, рассмотрение процедуры создания документа. Выделение основных разделов должностной инструкции и их краткая характеристика.

    реферат , добавлен 22.01.2015

    Правовой статус и организационная структура управления предприятием, основные виды его деятельности. Должностная инструкция: определение и назначение документа, общие требования к составлению и юридическая сила. Содержание основных разделов инструкции.

    курсовая работа , добавлен 27.09.2011

    Понятие о должностной инструкции, анализ работы врачей-специалистов в разных медицинских учреждениях. Разграничение компетентности отдельных служб (подразделений), примерное положение о лечебно-диагностическом центре, должностная инструкция врача.

    курсовая работа , добавлен 04.10.2011

    Общая характеристика должностной инструкции, ее роль и значение. Основные требования к форме должностной инструкции, краткое содержание ее разделов. Разработка должностной инструкции для сотрудников сферы обслуживания на примере ООО "Континент-тур".

    курсовая работа , добавлен 11.05.2015

    Перечень и характеристика документов личного дела. Анализ правил оформления реквизитов в письме иностранному корреспонденту. Подготовка организационно-распорядительных и справочно-информационных документов. Составление должностной инструкции экономиста.

    контрольная работа , добавлен 15.01.2015

    Разработка должностной инструкции начальника отдела кадров Центрального отделения коммерческого банка "Гранит", начальника отдела платежей и государственных кредитов федерального бюджета федерального казначейства РФ, их права и обязанности, требования.

    контрольная работа , добавлен 25.07.2009

    Анализ должностной инструкции организационно-контрольного отдела администрации центрального района. Работа в районной администрации. Организация выполнения работ в соответствии с планом действий. Должностные инструкции подразделений организации.

    курсовая работа , добавлен 10.06.2008

    Определение понятия "регламент", основные его виды. Понятие и сущность должностной инструкции. Характеристика общих подходов к разработке структурного плана на предприятии. Анализ должностных инструкций с точки зрения правильности их составления.

    курсовая работа , добавлен 12.12.2008

    Состав документации кадровой службы. Содержание и порядок оформления документов, регламентирующих деятельность персонала и документов по учету кадров. Порядок оформления, регистрации приказов по личному составу. Утверждение должностной инструкции.

Рекомендуем почитать